Team meeting, projekt meeting, ad-hoc meeting – avagy a multi időtenger Bermuda-háromszöge

Multikulti survivor 4. rész

2016. november 20. - ExHomoMulticus Dóra

Most, hogy már nem csak a lábunkat lóbáljuk a nagy multi állóvízben, érdemes tájékozódnunk a nagyvállalati időtenger Bermuda-háromszögét illetően! Na egyáltalán nem azért, hogy messze elkerülhessük azt, sőt! A multi alkalmazottak előszeretettel vesznek el az ilyen-olyan meetingek (retro nevén értekezletek) tér-idő kontinuumában.

Ennek oka, hogy az adott időegységre jutó meetingek száma multi és projektkörnyezetben - egyfajta általános egyenértékesként – a fontosság fokmérője. Ha valakinek adott napon nincs meetingje, az kvázi feleslegesen ment be az irodába, mert nem végzett érdemi munkát, aki viszont egyik megbeszélésről rohant a másikra, és ebédelni (sőt, pisilni) sem volt ideje, az teljes egyetértésben a cég kulcsembere, elkötelezett munkavállalója! Ügyeljünk rá tehát, hogy minden napra legyen a naptárban - lehetőleg több - meetingünk, sőt hangoztassuk is, hogy „már megint overbooked” az egész napunk! Ennek további előnye, hogy senki nem kérheti rajtunk számon, hogy valamely anyaggal nem készültünk el határidőre vagy nem válaszoltunk a nekünk címzett e-mail-re, hiszen egész nap meetingen voltunk!

zongorazuhan_1.jpg

A meetingre járásnál még nagyobb presztizsű cselekedet a meeting összehívása. Aki meetinget szervez, arról nyilvánvaló módon senki sem feltételezheti, hogy céltalanul tengeti idejét, hiszen FONTOS közlendője van, vagy éppen FONTOS információt szeretne gyűjteni, esetleg FONTOS jóváhagyásra van szüksége FONTOS emberektől egy FONTOS projekthez. Ahhoz, hogy ezeket az asszociációkat még tovább erősíthessük, be kell tartanunk néhány FONTOS szabályt!

  1. Minél több embert hívjunk el a meetingre! Ennek érdekében nyugodtan küldjük el a requestet annak is, aki esetleg nincs szoros összefüggésben a témával, várhatóan ennek úgysem ad majd hangot - örüljön, hogy alibit csináltunk neki... Ha igazán menők akarunk lenni, akkor hívjunk meg néhány prominens személyt a cégvezetés soraiból, mintegy emelve az esemény fényét. Bár nem valószínű, hogy eljönnek, viszont tuti, hogy nevük puszta látványa a címzettek között, exponenciálisan növeli majd a többiek megjelenési valószínűségét.
  2. Találjunk egy kellemes tárgyalót, ahova a sok ember elfér. Még jobb, ha tudunk intézni üdítőt, kávét, csinos szendvicseket a meetingre. Ne sajnáljuk rá az energiát, a siker garantált! Teleszájjal mindenki bólogat majd vita helyett, és elégedetten távozik. Megjelenésükre pedig legközelebb is számíthatunk.
  3. Válasszunk hangzatos tárgyat a meghívónkba! Ne spoilerezzünk hosszú, unalmas leírásokkal, inkább adjunk csak egy jó teasert, ami felkelti az érdeklődést. Ez akkor is jó megoldás, ha nincs még konkrét ötletünk arra vonatkozóan, hogy miről is szóljon a meeting, a téma konkrét megadásának kerülésével meghagyjuk magunknak a kellő mozgásteret.

Ha a fentieket szem előtt tartottuk, már nincs más dolgunk mint pontosan megjelenni az általunk szervezett eseményen. Ugyanezt ne várjuk el a többi résztvevőtől, legyünk tapintatosak és elnézőek! Ha titokban főszerepet szántunk valamely megjelent kollégánknak, akkor ne is húzzuk az idejét, kérjük fel ünnepélyesen a prezentációra. Ha slide-okkal nem is, egy hosszabb stand-uppal biztosan tud majd szolgálni.

Ha nem osztottuk le előre a szerepeket, akkor a téma elővezetésénél hangsúlyozzuk, hogy a scope még rugalmas, és mindenki inputjára nagyon számítunk. Ekkor jó esélyünk van arra, hogy a meeting többi részében már csendben pihenhetünk és falatozhatunk. Adjunk esélyt a kibontakozásra, hagyjuk, hogy mindenki elmondja mi baja a céggel, az új stratégiával, a szervezeti felépítéssel vagy már megint mennyit kellett várni reggel a liftre, és hogy notoriusan elsózzák a menzán a bablevest - hálásak lesznek érte! Értsünk egyet, és a meeting végén biztosítsuk róla a résztvevőket, hogy visszük tovább a vázolt ügyeket – bármi legyen is az.

A legjobb az egészben, hogy egy meeting, nem meeting! A meghívott, valóban kompetens szakértők, döntési jogkörrel felruházott stakeholderek közül általában kevesen jönnek el (ők ugyanis valóban dolgoznak...), hiányukban pedig nem lehet lezárni a témát. Ha elhangzott is bármilyen konkrétum vagy körvonalazódott valamilyen megállapodás, arra pedig egy hét múlva a meeting keretében megrendezett kibeszélő show tényleges résztvevői sem fognak emlékezni... szóval lehet is szervezni a témára egy újabb MEETINGET!

A bejegyzés trackback címe:

http://derrickesharry.blog.hu/api/trackback/id/tr4611949739

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben.

232323 2016.11.20. 23:37:21

A Follow up meeting kimaradt.

Vádöfák 2016.11.21. 07:41:06

Az igazi profi módszer kimaradt:
tele megbeszéléssel a naptárat, de nem ám leírásokkal, hanem lehetőleg csak egyszavas címekkel. Így bármi is lehet a téma. Az is lesz. Helyszínnek tökéletes a "TBD" vagy "Iroda", mondván majd foglalunk tárgyalót, mert a megelőző megbeszélések úgyis késnek a befejezéssel. Ha ez nem sikerül, akkor mehetünk a konyhába/kávézóba/ebédelni, kinek mi tetszik.

Nekem volt kollégám, aki 4 éven keresztül érdemi munkavégzés nélkl csak így megbeszélt. Leépítésnél senkinek eszébe nem juutott hozzányúlni.

ExHomoMulticus Dóra 2016.11.21. 08:17:25

@Vádöfák: :D valóban, a "TBD-technika" kimaradt :D

I_Isti 2016.11.21. 09:28:00

Van még egy jó módszer a vélt fontosságunk fokozására: a laptop hónalj alá fogása, és meeting alatti 'forward menedzsment' alkalmazása. Természetesen megfelelő céges infrastruktúra esetén. Ugye így az értekezleten részt vevők azt látják, hogy a kolléga olyan elfoglalt, hogy még a fontos meeting alatt is kénytelen a méljeivel foglalkozni, viszont érdemi munkavégzést úgy sem lehet valakin így számon kérni, mert hiszen meetingen van...
A 'forward menedzsement' lényege az, hogy minden egyszerű dolgot azzal bonyolizálunk túl, hogy továbbküldjük azoknak a kollégáknak, akiknek sokkal több közük nincs hozzá, mint nekünk. Fontos, hogy nem annak küldjük tovább, aki egy gombnyomással meg tudná oldani a kérdést, hanem olyannak, aki legalább annyira nincs képben vele, mint mi. Így szegény csóka, ha a vállalati hierarchiában egy paraszthajszálnyival lejjebb van, kénytelen lesz úgy rágyorsulni a kérdésre, hogy lehet, hogy több munkanapjába kerül, míg - az egyébként hasraütésszerű-pontosságal kért adatot véres verítékkel előállítja. Ezt aztán lehet fokozni, hogy a kapott számot 'validáltatjuk' valakivel, így még több embernek totál haszontalan munkáját lehet ügyesen néhány mail forwardolásával legenerálni.

sas70 2016.11.21. 16:27:21

Baromira örülök, hogy egy kisebb cégnél dolgozom, így már nem kell ilyen állatságokkal foglalkozni, pont elég az érdemi munka!
Persze mulatságos olvasni, hogy mások a munka helyett vagy szopnak, vagy másokat szívatnak.

I_Isti 2016.11.24. 08:32:50

Pedig a munti-kulti tök jó dolog! Amikor a (star) ship management egy kicsit szembesül a realitásokkal, akkor hirtelen például kitalálnak egy kultúrafejlesztési programot, ami arról szól, hogy "hogyan lehet hatékonnyá tenni a meetingeket"? Na és akkor bekapcsolják a bullshitgenerátort, és örülnek, hogy valaki megmondja nekik végre - nyilván jó pézér', hogy 'a 7 fö feletti résztvevővel rendelkező meetingek hatékonysága romlik". - Ugye ez az jelenti, hogy az a vezető, aki erre nem jött rá magától néhány éves, vagy évtizedes vezetői tevékenység után, az vajon mire jön rá egyáltalán magától?

ExHomoMulticus Dóra 2016.11.24. 13:51:36

@I_Isti: :D na ja... pedig nagy dolgok tényleg nem kellenének a hatékonyság fokozásához. Mondjuk így télvíz idején szívesen tesztelném mi történne ha bizonyos megbeszéléseket csak outdoor, a szabadban lehetne megtartani. Egyből megoldódna a tárgyalófoglalás kérdése, mindenkinél sokkal gyorsabban pörögnének a fogaskerekek, na meg egy rakat probléma hirtelen meeting nélkül is megoldódna ;)

GiaMarie 2016.12.18. 12:42:48

Az én egyik régi munkahelyemen voltak Telco meeting roomok. Ezekből volt néhány egészen pici, kamrányi is, amiben egy asztal, két szék és egy telefon volt, ha a külföldi partnerek Telcojába csak téged hívtak meg. Na, az egyik élelmes külkeres kolleganő, akit meghívtak egy ilyenre EGYSZER, szépen rányomta hogy hetente ismétlődik a dolog. Bezárkózott a kisszobába csütörtökönként két órár, és valójában a külföldön élő lányával telcozott cégköltségre lelkesen. Soha, senkinek nem jutott eszébe számonkérni, vagy ellenőrizni. Ez a legjobb meeting. Írjátok be Ti is a naptáratokba, ha külkeresek vagytok! Weekly status meeting + tetszőleges projektszám/név. A kövi munkahelyemen már nekem is volt ilyenem, péntek délután 2-4 közé betéve, nehogy valami büdösgyökérnek eszébe jusson meghívni egy péntek délutáni meetingre. Mert vannak ám ilyen idióták is szép számmal...

szepi79 2016.12.19. 13:57:08

@ExHomoMulticus Dóra: nálunk megszokott, hogy az ebédidőre kiirunk magunknak "mitttinget", nehogy az egy kontinenssel arrébb élő kollégáknak akkorra legyen gusztusa valami okosságot szervezni.

illetve péntek délutánonként (4 után) megyünk kártyázni az egyik kisebb szobába, arra is ki szokott lenni írva egy meeting. megvan előre, hogy ki hozza az "agenda"-t (pontvezető füzet) meg a "projektor"-t (kártya).