A beszámoltatás művészete, avagy a Fáloáp is ember

2012. október 05. - Privatdetektiv Josef Matula

Egy projekt alapköve a csapat, a csapatmunka, a csapat munkája. Elemi kérdés, hogy a beárazott, megtervezett, kapacitásilag a lehetőségekhez mérten feltöltött projekt megvalósítása közben el tudjuk érni a papírra vetett feladatok materializálódását. Az egyik legfontosabb tényező ehhez a számonkérés (beszámoltatás, follow-up) olyan módon történő lebonyolítása, hogy legközelebb még meg merj inni egy kávét a csapatoddal együtt a hashajtó belekeverésének permanens veszélye nélkül, de úgy, hogy a projekt is haladjon a terveknek megfelelően.

Followup.jpg

A mezsgye vékony, ráadásul esélyes, hogy érzékeny lelkű kollégák nem is tudják összerakni a jófej csávó-szigorú projekt menedzser kombinációt agyban. Nem is egyszerű, és bármerre is billen a mérleg a kettő között, mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai is.

Email: inkább csak bizonyíték, mint érdemi eszköz


Ha mindenki tudja, mit kell csinálni a csapatodban, jónak tűnik, ha a határidőkor vagy az előtt dobsz egy emailt, hogy "hellószia, ugye készen lesztek, mert pénteken release van?" Ha szerencsés vagy, jön is a sok "peeeersze, simán", ha nem akkor kuss van, te meg fősz a levedben, hogy mindenki lelép 5-kor csocsózni a géptől, a rendszer meg nem több, mint egy html prezi. Az emailben történő beszámoltatás inkább arra jó, hogy amikor téged számonkérnek, hogy mi az oka az ordas csúszásnak, FATAL ERROR-áradatnak, alá tudd támasztani, te megtettél mindent, hogy kisajtold a brigádból a kisajtolandót. Az gondolom Neked is világos, egy ilyen felelősség áthárítós helyzet után nem nagyon fognak a csapatod tagjai esküvői tanúnak hívni...

 Azt javaslom, hagyd meg a drótpostát marketingkommunikációra, mert azzal bármit bevasalni csak annyira tudsz, mint szójakolbászt venni az óbudai hentesnél, semennyire. 

Chat: részeredmények bekérésére sokat ér, főleg több lokációnál


A cset a szoftverfejlesztés Al-Káida-ja. Ott van mindenhol és tudod, hogy aláaknázza a munkát, ezáltal a jól kigondolt terveket is, ráadásul nem lehet ellene tenni semmit. Ugyanakkor érdemes ezzel is beépülni a programozói csapatba, mert hamar fel lehet térképezni azt, ki mennyit lóg a cseten és ki próbál úgy elbújni a munka, a számonkérés elől. Meg azt is, ki mennyire befogható a cseten keresztüli jelentésre, kommunikációra. Szerencsés esetben a csapat tagjainak egy része automatikusan ezen keresztül riportol, amikor látja, hogy elérhető vagy.

Ha nem csak a szomszéd szobában ülnek az embereid, hanem városokkal, megyékkel odébb (meggyőződésem, hogy ez egyre inkább jellemző lesz majd), még inkább előnyös a napi egyeztetéshez, egy gyors infocseréhez, de akár egy költséghatékony virtuális minikonferenciához is a csevegőprogram. 

Telefon: inkább beszámolásra, mint beszámoltatásra


A mobilflották korában könnyen hozzá lehet szokni ahhoz, hogy hívjunk föl mindenkit, úgyis ingyenes és kérdezzünk rá, hol van már az a modul, mikorra lesz meg a becslés, illetve akár egy kis orra koppintásra is alkalmas. Nekem ezzel az a bajom, hogy már akár pár óra múlva is másképp emlékeznek egy kicsit a felek az elhangzottakra. Nem szeretem telefonon számonkérni a feladat elkészültét vagy összehangolni a további fázisokat, inkább motíválásra, dicsérésre, léleksimogatásra, konfliktuskezelésre használom, eseti jelleggel, nem túl gyakran. Azt vallom, hogy inkább a csapatom tagjai hívjanak engem, mint én szakítsam meg a feladataikat azzal, hogy folyton a fülükbe duruzsolom ingerülten, hogy "mikor lesz már kész a 328-es hiba" vagy "gyorsan dobd el, ami a kezedbe van és fejezdbe a captcha integrációt, mert tegnapra ígérted" és így tovább.

Személyesen mikro: diszkrét nyomásgyakorlás


Kizárásos alapon rá lehetett jönni, bármilyen és bármekkora projektről is van szó, a személyes beszámoltatás híve vagyok. Az ok egyszerű: ez vált be nekem. Ha leülsz akár a repülőgépturbina méretű fülhallgatóval zenét hallgató vagy a neten csajokat nézegető, esetleg csak simán semmit sem csináló emberke asztalának a szélére, muszáj rád figyelnie. Talán el is szégyenli magát egy kicsit, hogy ma még nem csinált semmi, pedig már itt az ebédidő, anélkül, hogy mondanál bármit. Egy idő után elkezd viccelődni is, vagy elmondja, miért éppen ezt a megoldást választotta és miért lenne hülyeség bármi mást belerakni a kódba. Ugyanez igaz akkor is, ha a rendszerszervező vagy az ügyfél termékmenedzserének irodájában bukkansz fel komolyan vagy mosolyogva, de lazán. Időigényes, keltheti azt a látszatot, hogy cseverészel, de elég, hogy te tudod, milyen kérdésekkel érkeztél és milyen válaszokat kaptál.

Személyesen makro: helyben sült pékáru


Az asztal szélére csüccsenés nagytesója az, amikor beülsz az oroszlán barlangjába, a programozók közé és elkezdesz úgy viselkedni, mint fa gyökerén a tuskógomba, azaz a szimbiózis irányába mozgatni az esetleg hierarchikus, távolságtartó munkahelyi viszonyokat. Elcsíphetsz egy-két kulcsmondatot, ami által sokszor megelőzhető a rákérdezés, hiszen - jó esetben - a fejed fölött repül el az információ, hogy kész lesz-e valami vagy sem. Ha még sem alakul ilyen jól a dolog, akkor is könnyebben és gyorsabban tudod vallatni valaminek az állapotáról, státuszáról a vezető fejlesztőt vagy kérdezésre ösztökélheted a fejét vakaró és egyre jobban kétségbe eső dzsunior kódolót.

Összességében azt mondom: a tényleges személyes fáló áp intimebbé, emberibbé, míg az elektronikus (rimót) csatornák használata formálisabbá teszi a csapat munkáját. Nyilván az emberek száma, a projekt mérete nagyban befolyásolja, korlátozza a közvetlen viszonyok, a közvetlen számonkérést, ám egy nagyon csapat esetén a be kell lépjen a coaching, amivel a kulcsembereknek átadható a projekt menedzser által képviselt attitűd.

A bejegyzés trackback címe:

https://derrickesharry.blog.hu/api/trackback/id/tr414795873

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

JeeDay · http://etelkep.blog.hu 2012.11.06. 21:07:08

Az utolsó jött be teljesen, a csapatban kell ülni, a része lenni és akkor az egész elszámolósdi magától működik, szinte nem is kell kezdeményezni. Ehhez viszont az kell, hogy szakmailag megbecsüljenek. Nyilvánvalóan nem lehet egy projektvezető technikailag úgy képben, mint a vezető fejlesztő, de ha azt látják, hogy fogalma nincs az embernek miről beszél fejlesztői szemszögből.... nem vesznek igazán soha emberszámba. Jön az "őcsakegymenedzser"... Olyan projekten ahol a csapat fele és az ügyfél is külföldön volt nem volt ez egyszerű és nem is igen működött sajnos...