5 ötlet feladatba fulladás ellen

2013. február 16. - Privatdetektiv Josef Matula

Közép-Európában vagyunk, ahol a világ egyéb pontjain érvényes írott és íratlan szabályok nem mindig ugyanúgy kerülnek értelmezésre. Fokozottan igaz ez az egy főre jutó munkamennyiség per munkanap arányokra. Ha már kellő rutinnal felvérteződtünk, ne legyünk szégyenlősek megcélozni a munkahelyünk elhagyásához egy, a számunkra szimpatikus délutáni (maximum koraesti) időpontot. Normális esetben kalkulálhatunk 8,5-9 órával a munkakezdésünk időpontjától. Nem normális esetben ez persze lehet sokkal korábban vagy sokkal később is. Nekem utóbbi volt a gyakoribb, ezért most igyekszem összefoglalni saját tapasztalataimat és trükkjeimet, ami remélhetőleg sokakat fog arra inspirálni, hogy a saját jól bevált módszereikkel kiegészítsék a listámat.

du_5_ora.jpg

Select all, delete all

Közepes vagy nagy cégeknél, illetve minden olyan helyen, ahol nagyvállalati dolgozókkal kapcsolatban kell lennünk, teljesen természetes, hogy a beérkező emailek mennyisége az egészségügyi határérték fölött van. Ez nagyjából annyit jelent, hogy egy kétórás megbeszéles alatt 30-50 olvasatlan elem is felhalmózódik a postafiókban. Nugyodtabb periódusokban az ember veszi a fáradtságot, hogy elolvassa az új leveleket, de egy terhelt idfőszakban ez a nap végére kerül és akkor is rengeteg időt vihet el. Multikultiban "tanult" megoldás: ha két-három egymást követő napokon sem sikerül feldolgozni a halmozódó emaileket, akkor egyszerre kell kitörölni az összeset, olvasatlanul. Kell ehhez némi lelkierő, de ha egyszer megcsináljuk, másodszorra már sokkal könnyebben fog menni. :) Amit biztosan tudok mondani: ami lényeges volt, azt újraküldik és számonkérik, ami nem, attól könnyen megszabadítottuk magunkat és az elménket. Arány: 5-7 % - 93-95 %

Offline postafiók

Bár professzionális témájú belsős vagy külsős oktatók által megtartott tréningek többsége inkább fizetett, nem otthon eltöltött pihenés (úgynevezett inszentív), onnan is el lehet csípni egy-két értékes, gyakorlatban is hasznos információt. Ilyen az is, hogy ne tartsuk folyamatosan nyitva a levelezőrendszer kliensét a gépünkön, főleg akkor ne, ha valami nagyobb, hosszabb feladatunk van (árajánlat készítés, specifikáció írás vagy olvasás stb), ami fókuszált figyelmet, koncentrációt igényel. Ebben az esetben nincs esélyünk arra, hogy a beérkező levelek eltereljék a figyelmünket, nem kezdünk el válaszolgatni adminisztratív típusú vagy apró-cseprő témákra rákérdező levelekre. Ha reggel, ebéd után és délután 3-4 óra között szánunk egyszerre időt az emailekre, a többi témával fényévekkel gyorsabban tudunk haladni. Amennyiben az emailek száma meghaladja az előző pontban írt határértéket, akkor ezt a trükköt összeköthetjük az előző tipp alkalmazásával. :)

TOP 5 feladat reggel-este

A közelmúltban párszor rádöbbentem, hogy szinte elfelejtettem kézzel írni a gépelés és az érintőképernyők dominanciája miatt, ezért elkezdtem magamra erőltetni, hogy papírra, füzetre írom fel a feladataim listáját. Azt már régóta igyekszem tudatosan alkalmazni, hogy az irodába érkezéskor átolvasom a listát és kiválasztom, bejelölöm, amit aznap mindenképpen meg akarok, meg kell csinálni. Nyilván ezzel nem találtam föl semmi újat, de az talán kevésbé elterjedt okosság, hogy délután 4 óra körül ellenőrzöm, meddig jutottam a kiemelt tételekkel és kiválasztom azt az egyet, amit még a munkaidő maradék részében feltétlenül el fogok intézni. Ha sikerül, sokkal jobb érzés kikapcsolni a számítógépet a munkaidő (emberi időben) végeztével.

Ráhagyással

Régi-régi kedves cimborám, volt kollégám immárom évtizedes, de mindmáig aranyat érő tanácsa az, amit közkinccsé teszek (persze ezzel is csak cukrozom a mézet): ha tudod, hogy egy feladat mennyi idődet veszi igénybe, számolj rá még fél-egy napot (nettó munkaidőt), hogy a) ha bármi fontosabb beesik se okozzon feltétlenül késést, b) ne szoktasd hozzá a környezetedet (főnökeidet, ügyfeleidet) a patent teljesítéshez, mert ez egyenes út a túlórához.

Lesz*rom tabletta de luxe

Csak egyes témákat, feladatokat lesz*rni és csupán egy teljesítendő tételként kezelni már nagy siker, de lelkiismeretes munkaerőként úgy tekinteni a projektedben/projektjeidben halmozódó határidőkre (eleve van egy határideje magának a projektnek, ugye), mint lassan pulzáló kisbolygókra, amiknek fénye a munkaidő végével elhalványodik és csak másnap reggel erősödik föl ismét: ez már igazi, Kömíves Kelemen-keménységű projekt menedzser lélekre vall. Hiszen enélkül éjszakákat és hétvégéket átható, lavinaként növekvő stresszt okoz, ami mély, akár maradandó lábnyomot képes hagyni nem csak a testünkben és lelkünkben, de magánéletünkben is. Ezt nyilván nem szeretnénk, ezért minden körülmények között legyen a fejünkben az a legutolsó pillanat, amikor letesszük az egeret vagy a tollat és az estét nem munkával töltjük. (Ha nagyon meleg a helyzet, akkor persze éjszaka, amikor túl vagyunk egy jó vacsorán, egy pohár boron, a szeretteinkkel történt találkozáson stb, folytathatjuk, de ne üljünk bent, amíg már csak éjszakai busszal tudunk hazajutni, mert nincs értelme.)

Remélem, tudtam egy cseppet segíteni ezekkel a nálam bevált módszerekkel és őszintén várom, kinek milyen egyéb praktikái vannak a munkahelyen éjszakázás ellen. 

facebook_small.jpg

A bejegyzés trackback címe:

https://derrickesharry.blog.hu/api/trackback/id/tr265020806

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

von Stirlitz · http://skodabusz.blog.hu 2013.02.17. 07:48:55

Elvonulás
Open office típusú helyeken nagyon nem működik a hatékony munka, ha a) az alapzaj miatt b) a szobatársak iszonyú fontos, mit főzzünk ma típusú beszélgetései okán c) a hozzád forduló kérések következtében nem tudsz koncentrálni.

Hosszú távon megoldás valami szűk kis lyukat kisírni magadnak, de addig is foglalj le tárgyalót és vonulj el oda dolgozni. Itt nyugodtan kiterítheted a korábban elkészült papíros anyagaidat is...

Ha már bent maradtál
Ha mégse sikerül az éjszakát megúszni, akkor lazíts az öltözeteden. Cipő le, nyakkendő le, kedvenc zene hangszóróra; nyugi, csak a takarító fog rajtad megdöbbenni :)

András777 2013.02.20. 15:57:27

1.
Törölni az összes levelet olvasatlanul, azért ehhez tényleg kell lelkierő. Meg egy olyan környezet, ami ezt megengedi :-)

2.
"ne tartsuk folyamatosan nyitva a levelezőrendszer kliensét a gépünkön"
ez szerintem is jó ötlet, szoktam alkalmazni.

3.
"TOP 5 feladat reggel-este"
ezt tetszik, én eddig csak sima priorizálást alkalmaztam, de majd kipróbálom ezt.

Amit én tudok ajánlani:
- (bár erről volt szó:) priorizálni, priorizálni, priorizálni. Alacsony prioritású feladatokkal nem foglalkozni, vagy tényleg csak akkor, ha már minden más kifogyott.

- saját részre a naptárba időpontokat fixen heti rendszerességgel befoglalni ( többet is ). Nyilván a fejesek befoglalnak is, de a veled egy szinten vagy lejjebb lévők már nem, és ezt az időt fel lehet használni munkavégzésre.