Kopi és Pészt

2013. június 27. - Privatdetektiv Josef Matula

Lehetne ez egy amerikai animációs film magyar címe is, legalábbis én erre asszociáliok ezzel a hunglish típusú betűhasználattal. De nem az. A legnagyobb informatikai gyártó vagy szolgáltató cégeknél, de akár egy irodai adminisztrációt végző vállalkozásnál is elkezd felhalmozódni az olyan típusú tudás, ami már elkészített dokumentumok, anyagok, adatok formájában a partnerek vagy akár teljesen független személyek számára elérhetővé válik. Ez a mostani írás 5 olyan, a korábban birtokunkba jutott fontos és/vagy hasznos információk ismételt felhasználására vonatkozó tippet rögzít (+ egy valóban megtörtént szemléltető példával kiegészítve), amit a többség nyilván ismer (5+ év projektmenedzsment után triviális elemek ezek), de ha csak egy valakinek sikerült ezzel segíteni, már megérte.

copy-pasta.jpg

Dokumentum tulajdonságok

Amennyiben úgy döntünk, hogy egy korábbi projektünkben vagy munkahelyünkön már bevált sablont kívánunk ismét hasznosítani, akkor nyilvánossá (főleg megrendelő vagy partner felé történő elküldés!) tétele előtt vegyünk a fáradtságot és a dokumentum egyik rejtett, de sokat elárulni képes dimenziójára vessünk egy pillantást. Ms Office-ban ez az Előkészítés/Tulajdonságok menö alatt bújik meg.

Az alábbi példa saját házunk tájáról származik, a Német Szövetségi Nyomozói Projektmenedzsment Konferencia egyik információs anyagának kiküldése előtt sikerült egy nüansznyi titkot házon belül tartani.

Dok_tulajdonsagok.jpg

Levél továbbküldés

Ki ne emlékezne olyan helyzetre, amikor a projekt csapat egyik tagjának levelét, annak korábbi tartalmát nem ellenőrizve külde tovább beszállítónak, főnöknek vagy egy másik projekt tagnak a sietség vagy a fáradtság miatt... Aztán vagy kiderült vagy nem. Az ilyen, forró nyári bozóttüzeket idéző, égéseket megelőzendő mindig vessünk egy pillantást a továbbküldés előtt a levélfolyam korábbi tartalmára és használjuk előszeretettel a mindent kijelöl + törlés parancsokat... Amint a példában látja a nyájas olvasó nekem is lesz egy beszélgetésem Derrick főnyomozóval, úgyis hamarosan találkozunk. 

Forwarding.jpg

Beillesztés internetről

Szabályzatok, eljárásrendek, esetleg megvalósíthatósági tanulmányok készítésénél bizony hasznos és időtakarékos megoldás lehet a wikipédia vagy más, dr. Gugli által javasolt definíciók bármilyen nyelvű felhasználása. Ugyanakkor a html oldalról közvetlenül kimásolás és bepasztázás olyan, szakértő szem által azonnal érzékelhető formai sajátosságokat hordozhat, amivel szakmai kompetenciánk és hitelességünk azonnal semmivé lesz, mint nyúlgát árvíz idején. Itt az irányított beillesztés (eredeti nevén Paste Special) használatával az alábbi opciót (nem formázott szöveg) használva tudjuk csak az igen értékes tartalmat az éppen készülő anyagba illeszteni.

Paste_special.jpg

Beillesztés táblázat direkt továbbhasznosításának, módosításának megelőzésére

Amennyiben korábbi rossz tapasztalatunk vagy a vállalati szokásjog miatt szeretnénk elkerülni, hogy a kezünkből kiadott anyagot (jelesül egy excel táblában rögzített értékeket - pl.: árajánlat) kicsit módosítva lássunk viszont, ami előidézhet köpni és nyelni nemtudást, illetve hangos fogcsikorgatást, akkor a fent említett irányított beillesztés (eredeti nevén Paste Special) egy másik lehetőségével a táblázatkezelőből a véglegesnek gondolt változat adattartalmát a szövegszerkesztőbe vagy a prezentációba képként illesszük be. Nekem a Kép (Enhanced Metafájl) opció jött be leginkább. Ennek másik jótékony tulajdonsága, hogy azonnal a margóhoz igazítja a méretet.

Paste_special_xls_word.jpg

Ms Project projekt terv képként vizuális örömszerzéshez

Ez az extra szekció már csak a rendszeres prezentációkészítő ínyenceknek szól, illetve megkönnyíti a hirtelen és gyorsan felmerülő menedzsmentinformációs igények kielégítését. Mivel a hagyományos és jól megszokott office menüstruktúra már a múlt ködébe vész, ezért az ms project-ből is a 2010/2013 funkcionális megjelenését mutatom meg.

shot-copy-picture2.jpg

"Kedves Hülye Kolléga"

Végül jöjjön az önalázás. Réges-rég, egy messzi-messzi galaxisban (immáron tényleg csaknem egy évtizede) sikerült a fiatal és önmagukat sokra tartó pm-ek lazaságát önelégültséggé fokozni, amikor virtuálisan (egy email-ben) összekacsintottam a beszállítóval és - nem létező - szakmai felsőbbrendűségem okán a szekció címében szereplő módon aposztrofáltam az üzleti igényt megfogalmazó termékmenedzser kollégát. MAJD a választ visszaküldtem a feladónak, amikor 1 vagy 2 nap múlva visszaérkezett, immáron megfeledkezvén a korábban használt szövegezésről... Azt hiszem valami olyasmivel próbáltam kimagyarázni, hogy "ez csak ilyen szakmai szleng"... Valószínűleg, ha kicsit töröm magam, akkor sem tudtam volna védhető magyarázatot adni erre a megszólításra. Így a tényleg nagyon kedves kolléga utána már annyira nem volt kedves, de én onnantól megpróbáltam maximálisan odafigyelni a továbbküldésekre, gondolom értitek, miért. :)

Zárszóként

Mint a poszt legelején is hangsúlyoztam, ez nem vájtfülüeknek, mint inkább a projektmenedzsent harcmezőkre frissen belépőknek lehet hasznos, ugyanakkor simán elképzelhető, hogy rutinos öreg rókák az olvasás során hangosan felröhögtek azon gondolattal, hogy "Eeeez valami? Na akkor figyelj!" - ebben az esetben várjuk tőlük a régóta bevált, kiváló trükköket, akár olyan formában, amit egy következő posztban közzé is tudunk tenni. 

facebook_small.jpg

A bejegyzés trackback címe:

https://derrickesharry.blog.hu/api/trackback/id/tr215341065

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

raki 2013.06.28. 10:10:14

MS office dokumentumoknál én mindig megnézem a tulajdonságokat, pl az author-t :-) ( bár sok haszna nincs általában, csak kíváncsiságból... )

Trükköm nem igazán van, remélem, más ír majd. Esetleg még annyit tudnék hozzátenni, hogy az email-eknél a delivery requestekre érdemes figyelni. Arra is, hogy kinek küldesz ilyet ( vagy engedélyezed-e globálisan ), illetve a te általad írt levél esetben kitől kérsz ilyet ( vagy szintén globálisan kéred ).

Privatdetektiv Josef Matula · http://derrickesharry.blog.hu/ 2013.07.02. 21:30:37

@raki: igen, a delivery request is egy külön állatfaj, elképzelhető, hogy összeszedjük arról is a gondolatainkat :)

kundocsoki 2013.07.03. 20:51:21

Tényleg ezt a régi sz*r office-t használod, vagy a netről vannak a screenshotok?

Privatdetektiv Josef Matula · http://derrickesharry.blog.hu/ 2013.07.03. 21:32:26

@kundocsoki: Hát, izé, azon a gépen, ahol írtam a poszt, ott ezt a szarcsit. :) Van oka is, de az sajnos banktitok. :)

kundocsoki 2013.07.03. 21:48:42

Értem a szitut. Mindig is utáltam bankos gép elé leülni.

Mellesleg: soha nem értettem, hogy miért kell szegény bankosoknak (még a középvezetőknek is!) 1024x768-as 15 colos monitorokat használniuk, amikor 10000 soros exceleket néznek össze. Kb. 1 hét alatt visszajönne az ára egy normális fullHD monitornak, mert mindenki fele annyi idő alatt végezne.

kundocsoki 2013.07.03. 21:49:12

Tetű lassú gépekről nem is beszélek.

Majom1Parádé 2016.08.15. 11:32:45

Semmi közöm a projektmanagerséghez, úgy is mondhatnám, hogy tök hülye vagyok hozzá.
A továbbküldött e-mailekből viszont szinte mindig törlöm az előzményeket, meg az összes e-mail címet, akik a címzettek között voltak.
Office-ból pedig csak azért a 2016-ot használom, mert semmibe nem kerül és a korral is haladni kell. DE meggyőződésem, hogy akár az Office XP tudása is tökéletesen elég a felhasználók 99%-ának.