Miért hányunk a mítingektől?

2014. augusztus 31. - Kriminalhauptmeister Harry

A nagyvállalatok elképesztő összegeket költenek arra, hogy hatékonyabbá tegyék a működésüket. Folyamatokat optimalizálnak papíron, lean-elnek orrvérzésig, bottleneck-eket keresnek (szűk keresztmetszet, tudjátok, ahol áll a munka), aztán átszerveznek, decentralizálnak, megszüntetnek, összevonnak, csak hogy végre kicsit kevésbé működjön már pazarlóan az a bazi nagy szervezet. Pedig a hatékonyságon könnyedén lehetne javítani, csak meg kéne nézni a dolgozók vállalati naptárját és felismerni valami véresen nyilvánvalót:

AZ EMBEREK MUNKA HELYETT MEGBESZÉLÉSEKEN ÜLNEK EGÉSZ NAP.

meetingskeletons2.png

Persze lehet nekem azzal jönni, hogy a megbeszélések szükségesek, mert mennyire nagyon hatékony módjai az információmegosztásnak, meg a döntéshozatalnak, de aki már vett részt ilyenen, az tudja, hogy mennyire nem erről van szó.

Mert hát mit csinál a mítingen a nagyrabecsült résztvevő közönség? Nos, ritka kivételektől eltekintve:

  • A notebook-ját/okostelefonját piszkálja
  • Jegyzetfüzetébe több négyzetméternyi organikus, vagy geometrikus sormintát firkálgat
  • Meredten bámulja az ablak előtt elrepülő varjakat, vagy az átellenben ülő csaj dekoltázsát
  • Azon jár az esze, hogy menni kéne már a gyerekért az oviba, vagy elhúzni sörözni a haverokkal, vagy prosztatavizsgálatra bejelentkezni

Már annak örülni kell sokszor, ha arról a témáról legalább valamennyi szó esik, ami miatt a megbeszélést összehívták. Döntések alig születnek, ami megszületik, azt is megkérdőjelezik és felülírják egy következő mítingen. Miért van akkor annyira sok megbeszélés minden munkahelyen, miért ülünk ezeken folyton, ahelyett, hogy dolgoznánk? Meg ha már van, akkor miért olyan szörnyűek ezek?

Remek kifogás munka helyett

Dolgozni, értéket teremteni, eredményeket elérni eléggé nehéz és fárasztó dolog. Mennyivel egyszerűbb beülni egy megbeszélésre! Addig se kell gondolkozni, csak csöndben ülni. Már az általános iskolában belénk verik ezt a mentalitást: az iskolába járás értelme a bent ülés. A megbeszélésen iszonyatosan jól lehet bent ülni, jobban, mint az íróasztalnál, mert ott mozgatni kell az embernek a kezét hogy úgy tűnjön, csinál valamit.

“Milyen volt a napod, Drágám?”
“Nagyon durva, három darab maratoni, három órás megbeszélésünk volt!”

Persze, tényleg nagyon nehéz dolog végigülni 9-10 órát úgy, hogy nem csinálsz semmit. Ennél még követ törni is jobb, ott legalább friss levegőn van az ember.

Napi, heti, havi, értelmetlenül

Sokan annyira szeretik a mítingeket munka helyett, hogy már fél évre előre beütemezik, hogy minden héten másfél órás státuszmegbeszélést kell tartani adott témában. Vagy minden nap. Ezt persze akkor is megtartják, ha az égvilágon semmiről sincs beszélni rajta: a megbeszélés eszközből céllá válik, beleivódik a napirendünkbe, ceremóniává válik, mindenki tudja, hogy fölösleges, mégsem meri senki kihagyni, nehogy másnap ne keljen fel a nap.

Személyes döntés helyett, gyávaságból

Az egyik legalattomosabb vállfaja a megbeszéléseknek az, amit gyávaságból hív össze egy olyan döntéshozó, akinek nincs bátorsága meghozni egy hatáskörébe tartozó döntést mert nem meri felvállalni az azzal járó felelősséget. Összeránt egy mítinget, földobja a témát, és a döntést később nem a sajátjaként tálalja, hanem a “csapat” által meghozottként. Időrabló seggvédés ez, semmi más.

Sok fölösleges ember kis helyen is elfér

Ahogy a kis Tihamér megszületésekor sem dekkol ott a szülőszobán Pali bácsi, a szomszéd néni, meg az összes unokatestvérek, ugyanúgy nem kell huszonhárom embernek végigasszisztálnia a projekt tesztstratégiájának alapkőletételéről szóló négy órás megbeszélést. 

Általában három-négy kulcsszereplőnél többre nincs szükség, a többieket hagyjuk békén, vagy szedjük ki belőlük előre kávézás vagy asztal szélére odaülős beszélgetés során, mit gondolnak a témáról. Járjunk egy kicsit nyitott szemmel, és rájövünk, hogy tökmindegy hány résztvevő van egy mítingen, úgysem vesz rajta aktívan részt három-négy embernél több. Akkor se, ha öten vannak a résztvevők, meg akkor se, ha harmincan.

Ha esetleg nem döntést hoznánk, hanem tudást osztanánk meg, akkor ne megbeszélésen tegyük! Folyton összekeverjük a megbeszélést (ahol döntést hozunk) az előadással (ahol információt terítünk). Ha tényleg olyan fontos információkat akarunk megosztani, hogy élőben kell azt tennünk, akkor a döntések meghozatala után tegyük azt, és ne raboljuk mindenkinek az idejét azzal, hogy a döntési procedúrába is berángatjuk őket fölöslegesen!

Gyeplő a lovak közé

A kegyelemdöfést a megbeszéléseknek végül sokszor a moderáció teljes hiánya, és a döntések, megegyezések írásos rögzítésének elmulasztása okozza. Nincs, aki gondoskodna arról, hogy az eredetileg meghirdetett témára fókuszáljanak az emberek. Szóba hoznak így mindent, a nyaralásuktól a gyerek fogszabályzási anomáliáján keresztül a céges autó kiosztási rendig, mert nyilván mindegyik sokkal érdekesebb, mint ami miatt eredetileg idejöttek. Rosszabb esetben összemarakodnak valamin, ami vagy a tárgyhoz tartozik, vagy nem. Aztán ha esetleg meg is egyeznek valamiben, biztos hogy nem írják le, és a míting vége után fél órával már mindenki máshogy emlékszik a megegyezésekre.

Ha eredményt akarsz elérni, és te szervezed a megbeszélést, vezesd határozottan, és írj róla emlékeztetőt! Ha nem te szervezed és nincs aki vezesse, akkor inkább menj fagyizni! Az ugyan hizlal, de legalább megnyugtat, a fagyi meg finom, és eredménye munka szempontjából ugyanannyi lesz, mintha a megbeszélést végigszenvedted volna.

A bejegyzés trackback címe:

https://derrickesharry.blog.hu/api/trackback/id/tr356647701

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

garage 2014.08.31. 19:45:10

Egy aranyszabály meetingekhez:
Ha nem küld a szervező előre napirendet, akkor ne is menj el rá, mert úgysem tudsz rendesen felkészülni.

Mr. Waszabi 2014.08.31. 21:05:08

Sablonokból építkező társadalom a mai. Mindenki arra igyekszik, hogy a divatnak megfeleljen, a mainstreamnek, ahelyett, hogy azt tenné a közöshöz, amire csak ő maga képes. Ezért aztán hiányzik a sok megfelelési kényszerből mulasztott fontos, eredeti ötlet, ténykedés,megoldás mindabból, amit csinálunk. Ezért csökken a hatékonyság, ami miatt viszont nő a stressz - mert a növekvő eredmény elvárásokat viszont teljesíteni kell. Ergo, ha a meetingek egyre hatékonytalanabbak, akkor azt másutt, másoknak kell duplán pótolni. Azt mondanám, nem kell nagynak lenni, de azért merni kell önmagunknak lenni, ez a minimum.

Mr. Waszabi 2014.08.31. 21:08:29

Az egyre szorosabb versenyben, amit jü ideje a csökkenő gazdaság kényszerít ki, az nyer, aki kevesebbet költ. Ebben az aspektusban a legtöbbet a felesleges, hatékonytalan megbeszéléseken lehet megtakarítani. Ahogy látom, ez a legtöbb vezető számára nem egyértelmű, ami sok kárt okoz sok cégnek. Inkább azt rúgják ki, aki nem tehet az egészről, viszont a szalag mellett hiányzik a szakértelme.

umleitung 2014.09.01. 13:17:23

Azért van sok meeting, mert a sok naplopó manager csak így tudja bizonyítani, hogy szükség van rájuk. Tisztelet a kivételnek.

firg_firg 2014.09.01. 13:34:10

A problema az irodaban es a szalag mellett is ugyanaz: a legtobb ember szamara buntetes a munka es csak muszalybol csinalja. Ha lehet akkor is minel kevesebbet.

A meeting meg idealis az ido munkakent valo feltuntetesere es a felelosseg megosztasara.

sas70 2014.09.01. 14:42:17

Mííííting Pénteken egykor. Kettőre már vége is van.

Q-in-Law 2014.09.01. 15:16:13

A mítingek célja az önfelszopás és a faszméregetés.

Barclay Claude 2014.09.01. 15:44:34

Teljesen egyetértek a cikkel és néhány előttem hozzászólóval. Én is részt vettem jó néhány értekezleten és mindig felesleges időpazarlásnak éreztem. Eredmény, megoldás, konszenzus nem született, mindenki mindenről beszélt, ami talán érintőlegesen kapcsolódott a feladathoz, de tényleg úgy jöttem ki kb. két óra múlva, hogy ez meg mire volt jó. Azon töprengtem, hogy jó lenne már visszamenni a szobámba és dolgozni célirányosan. Azt is tapasztalni lehetett, hogy nem a tudást értékelték leginkább (talán megítélni sem tudták), hanem, hogy ki a nagymellényű, a pixisben lévő illető. Ez volt a közmédiában már 10 évvel ezelőtt is, 2004 tájékán és azután.

klonika 2014.09.01. 16:40:08

Ennél csak az a szarabb, ha még beszélned is kell a mítingen...

shred 2014.09.01. 21:12:01

Nálunk szerencsére körkapcsolásos mítingek vannak (globális cég), így amíg fél füllel hallgatom az aktuálisan beszélő kollégát, tudok haladni a munkámmal is, meg kereshetek moziműsort estére.

csokiájsz 2014.09.02. 11:31:31

@shred: akkor te pont egy olyan ember vagy aki tök feleslegesen van behívva a meetingre. Tipikus példája vagy az alibiző munkatársnak. Sorry

Roan 2014.09.02. 14:49:40

@garage: Én meg úgy vagyok vele, hogy amit fél óra alatt nem lehet megbeszélni, azért kár meetinget szervezni. Ebben ez esetben nincs agenda, csak a meeting célja röviden, hogy mindenki tudjon készülni. A fél/egész napos meetingek inkább prezentációk, na ez inkább a cirkusz és varieté világa, de néha erre is szükség van.

shred 2014.09.03. 15:51:35

@csokiájsz: hát ilyenkor gyakran elgondolkodom, miért is kellett bemenni:) Mondjuk a fontosság-faktor is számít, muszáj jelen lenni az ilyen eseményeken, hogy tudjanak rólad, hiába végzed jól a háttérben a munkádat, ha nem "reklámozod magad" kicsit a meetingeken, pusztán a jelenléteddel, kérdésekkel. De egyetértek, azt az időt effektíve értelmesebben és hasznosabban is el lehet tölteni, ha csak az info áramlás miatt hívtak be.

Xebu 2014.09.06. 17:21:26

Amelyik meetingen három-négynél több szereplő van, az totál felesleges...
Két szereplő pedig kávézóban is beszélgethet.
4 fő felett pedig tájékoztató értekezletet lehet összehívni, ahol a kommunikáció egyirányú.
Workshop viszont más tészta, az sem nem meeting, sem nem tájékoztatás, hanem interaktív és játékos munka.

Bandris33 · http://pannoniap10.blog.hu/ 2014.09.07. 15:12:52

Nem mondom, hogy nekem néha nincs részem ilyesmiben, de csak nagyon ritkán (gyártási rendszerfejlesztő mérnökként). De van erre egy nagyszerű és egyszerű megoldás (mármint a maratoni megbeszélésekre). Állva kell tartani, ha lehet kint a gembán. ;)
Tények, számok: autóipar!

raki 2014.09.16. 20:33:18

Szoktatok konferenciabeszélgetésekben részt venni? :-)

A Conference Call in Real Life
www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ