Minden PM ismeri azt a szituációt, mikor elő kell állni a TERV-vel. Így írom ,csupa nagybetűvel mert ez nem csak egy tervecske, egy múló szösszenet, hanem maga az időtálló, veretes MŰ – megint csak csupa nagy betűvel - a PM munka kiteljesedése, a manifesztum.
Mert ugye értékesítés ciklusban megy a vetítés ezerrel, mekkora szakértők vagyunk, a termék milyen széles határok között parametrizálható, olyan módszertanunk és csapatunk van, hogy 2 nap alatt egy Apollo programot is összedobnánk, ha lenne kedvünk. És a csapat egyik felét – az igazi ászokat – még csak be se kellene hívni hozzá. Különösen akkor tud ez elburjánzani, ha kizárólag sales-ek vannak a csapatban, vagy nagy a túlsúlyuk. Szerencsére a potenciális ügyfeleknek van annyi eszük, hogy komolyabb projektek eldöntése előtt minimum a projektvezetővel is találkozni szeretnének, neadjisten külön workshop-ot szentelnek annak a kérdésnek, hogy adott feladatot, hogy is valósítana meg a Szállító. De legalább két referenciahelyet megnéznek. Sok későbbi fejfájás előzhető meg ezzel! Mert amikor döntést hozunk egy informatikai rendszer megvalósításáról, sosem csak magát a szoftvert vesszük meg, hanem egy szállítót is választunk, akivel a követező pár évben összekötjük sorsunkat. Célszerű ezt kellő körültekintéssel tenni. Ez bizony olyan, mint egy házasság, ha mégsem működne, csak komoly sérülések árán lehet kiszállni belőle.
Szóval a TERV: előbb-utóbb elő kell állni vele. Első lépcsőben az ütemezés, az átfutások a lényeg. Mert be kell tenni egy prezibe vagy – jobbik esetben – szerződésbe, ráadásul ez már bizony beég a retinákba, le fogják verni rajtunk. Azt persze sosem, hogy milyen előfeltételei vannak a teljesülésnek, de ne legyünk telhetetlenek. És jön a dilemma: mit írjunk le? Amik már nagyjából az ötletelés fázisban elhangzottak, vagy a reálisat? Az elsőt semmiképp. A konfliktuskerülés ez esetben végzetes következménnyel járhat. Elkezdjük a projektet, törvényszerűen elkezdünk csúszni és mivel az ügyfelet nem készítettük fel erre: garantált a derült égből becsapódó botrány. Ráadásul ilyenkor még a hitelességünk sem épült ki annyira, hogy legyen miből veszítve menteni a helyzetet, semleges szintről indulva viharos sebességgel csúszunk a negatívba. Bukta.
Második eset: Legjobb tudásunk és szakmai meggyőződésünk szerint a rendelkezésre álló erőforrásokat és egyéb feltételeket figyelembe véve egy nap és két éjszaka alatt összerakjuk a MŰvet. A ráfordítás igény és az átfutás szükséglet általában köszönő viszonyban sincs a korábban elhangzottakkal. Láttunk már ilyet? Aki nem, az becsülje meg jól jelenlegi munkahelyét, legalább ebből a szempontból közelíti az ideálisat. „Ezt nem lehet, nem ezt mondtuk, el fogjuk veszíteni....” egyszerűbb esetekben ezt halljuk vissza kollégáinktól (akiket tipikusan revenue-n mérnek), a rosszabb esetet le sem írom, akit érdekel, elküldöm privátban. Ilyenkor kell keményen ellenállni mind az ügyfélnél, mind házon belül. Nem bebetonozni álláspontunkat és körömszakadtáig védeni, de szakmai érvekkel, higgadt érveléssel, korábbi példákon keresztül megvilágítva elmagyarázni, mi miért van. Nagy a nyomás, engednünk kell, nem kérdés. Annyit érjünk el, hogy ez a lehető legkevesebb legyen, és ne felejtkezzünk meg a feltételek kommunikációjáról sem. Ne feledjük: a saját bőrünkről van szó, pillanatnyi gyengeségért később még nagy árat fizetünk. És nem mellesleg itt építjük fel azt a hitelességet is, ami később még sokat segít a krízishelyzetekben. Még egyszer, higgadtan, meggyőzően, mert itt dől el az elfogadottságunk.
Szóval megvan A TERV! A következő lépés az, hogy alá kéne bontani. "Mit fog csinálni Programozó 32 János március 17.-én?" kérdik most, októberben. Aki ilyet kérdez, nem látott még projektet, se informatikait, se kertfelásást. Viszont olvasott pár könyvet projekt módszertanokról és MS Project-et is indított már el a gépén. És ne legyen illúziónk, nagy ügyfélnél, mindig van egy két okostojás, projekt módszertani szakértő. Szóval kell részletes terv. Még akkor is, ha tudjuk, hogy lehetetlen, el kell játszani, mert elvárják. Így hiszik el.
Mivel MS Project ma már mindenki számára elérhető (már magyarul is láttam, használni sem tudtam), mindenki meg van győződve róla, hogy tervet készíteni egyszerű. Majdnem olyan ez, mint a foci, mindenki ért hozzá. Vonalakat húzogatni, egymáshoz kötögetni, ez lenne a művészet?! Ez így tényleg könnyű, ahogy régen még mérnök hallgató koromban mondták:"A papír mindent elbír, de ez még nem terv."
Mitől lesz reális, tartható, mitől lesz ez olyan, amihez képest a haladás mérhető? Ezt csak gyakorlatban tanulja meg az ember. Vannak ökölszabályok, egy projekten belül hány százalék a tervezés, fejlesztés, tesztelés, vannak check list-ek, milyen tevékenységeket kell kötelezően tartalmaznia egy tervnek, esetleg terv sablon, de igazán jó tervet csak gyakorlat alapján lehet készíteni. Hogy csináljunk tervet segédlet-et is összedobhatunk egyet, talán később. Fogadjuk el, hogy most megvan.
A tervezés ezzel sajnos még mindig nincs kipipálva. A TERV ugyanis él. Legalábbis élnie kellene, hiszen annak kell követnie a valóságot, a fordítottját hiába várjuk. Folyamatosan aktualizálni, pátyolgatni kell. Egyrészt csináljuk ezt mi magunknak hogy tudjuk hol állunk. Másrészt van ennek egy olyan verziója, ami mindig előrántható és az ügyfélnek megmutatható. Jó esetben a kettő azonos. Ha ez mégsem, akkor is a főbb fázisok, mérföldkövek meg kell, hogy egyezzenek. Van olyan, hogy a kettő elmászik egymástól, mert saját belső szennyesünket mégsem kellene kiteregetni nagyon (elfelejtettünk egy modult lefejleszteni vagy az ügyfél úgy tudja, hogy az a funkció a termék része, holott most kezdik specifikálni), de ez tartósan fenntarthatatlan állapot. Olyan is van, hogy az ügyfél annyira hisz a MŰ-ben, hogy szinte mindenre kér. Hibajavítás zajlik? És hogyan? Hát nyomjuk ezerrel. Nem elég. Melyik nap, mit javítunk, hét végére hol fogunk állni? Ugye ismerős? Megint el kell játszani, hogy terv van, ügyfél megnyugszik, látja nem csak úgy hűbelebalázskodunk, mi meg csináljuk, ahogy akarjuk.
Mi ebből a tanulság? TERV legyen. Ésszerűen használva, folyamatosan aktualizálva. De a TERV-ek időnként túlnőnek megalkotójukon és önálló életre kelnek. Nem baj, csak legyen világos, hogy ez már egy másik terv. Nem azért kell, mert eszerint dolgozunk, hanem egyfajta marketing eszköz, az ügyfél általunk vetett bizalmának legfőbb záloga. Kezeljük így!
