Emailezni mindenki szokott, már az átlag magyar nyugdíjasok is elolvasnak egy-két üzenetet havonta az Ausztráliába szakadt unokáktól, illetve ezen a csatornán tárgyalják meg egymással, hogyan akarják szíriusziak kiirtani mikrohullámokkal a Jupiter aszcendensű indigó gyerekeket a Föld színéről. A munkahelyeken meg olyan természetes az email, mint a levegő: nincs is ma már dolgozó email cím nélkül. Cikkünk segít abban, hogy megismerjük az emailezés igazi mesterfogásait, amelyekkel a maximumot hozhatjuk ki ebből a csodálatos eszközből. Lássuk hát az igazi profi vállalati emailezők legjobb trükkjeit!
Reply all
Ha már válaszolsz, tudjon róla a világ! Nem azért adta a Jóisten a Reply All (gy.k. Válasz Mindenkinek) gombot, hogy csak ott álljon benne a pénzünk: használjuk minél többször! Hadd lássa mindenki, mennyit és milyen keményen dolgozol. Legjobb, ha legalább 15-20 embernek válaszolsz azonnal, természetesen olyan témákban is, amik csak egyetlen embert érintenek. Jobb azért ha tudnak mindenről, ami neked fontos, úgy sincs semmi más dolguk, mint hogy a te üzeneteidet olvasgassák egész nap.
Elveszett
Kényelmetlen kérdéssel üldöznek, amit nem akarsz megválaszolni? Elfelejtettél egy feladatot, amit emailben írtak meg neked? Biztosan nem te vagy a hibás: könnyen lehet, hogy az a kellemetlen email amit neked küldtek, sosem érkezett meg hozzád. Vagy ha megérkezett, akkor egyszerűen elveszett, elkallódott, kitörlődött (nem te törölted ki, magától kitörlődött). Ez a rejtélyes eltűnés az email rendszerek ismert sajátossága, és nincs mit tenni ellene! Vond meg a vállad, viselkedj természetesen, és kérd meg hanyag eleganciával a másik felet, hogy küldje el újra az üzenetét. Nála biztos megvan még, hiszen neki fontos, nem?
Ülepítés
Csak az amatőrök ugranak neki azonnal egy email megválaszolásának abban a pillanatban, amikor az megérkezik. A fontos embereknek sok dolguk van, mind sokkal fontosabb, mint hülye kis emailekre válaszolni. Például mítingen kell ülni. Vagy egy másik mítingen. Vagy a helyükön ülve gemkapocsból és post-it cetlikből minél élethűbb dinoszaurusz modellt hajtogatni. Lényeg a lényeg: az emailt mindig ülepíteni kell, mert annak túl gyors megválaszolása előnytelen képet alakít ki rólad. Nem tűnsz majd fontosnak (mert azonnal válaszoltál valamire ami ezek szerint neked fontos, szóval nincs fontosabb dolgod, pedig a dolog talán nem is olyan fontos), látszik az is, hogy nincs munkád (de kurvára ráérsz hogy azonnal válaszolni tudtál), végezetül pedig gyűlölt kis buzgómócsing leszel (mint mindenki, aki az átlagból kilógóan produktív). Az ülepítés fokozatai: enyhe (1-2 nap), közepes (1-2 hét), permanens (lásd “elveszett”).
Soha el sem olvasás
Az igazán profik egyszerűen felülemelkednek a postaládájukba ömlő email tengeren. “Emailt írtál? Nekem bazmeg? Teeee kis szerencsétlen! Nekem írtad, akinek 13445 olvasatlan emailje van, és minden nap kapok még négyszázhuszonnyolcat?” Tudják meg azok a kis emailező pondrók, hogy ha akarnak valamit, akkor vagy személyesen kell a színed elé járulni, vagy fel kell hívniuk telefonon. Amit meg persze valószínűleg nem fogsz felvenni, hiszen nem érsz rá telefonálgatni amikor annyi emailt kell megválaszolnod.
FYI
Nincs kedved magyarázgatni egy újonnan bevont szereplőnek egy témát? Sokkal egyszerűbb, ha előkeresel egy legalább huszonöt levélváltást és öt különböző résztvevőt tartalmazó levelezésfolyamot tartalmazó emailt a témában, “FYI” varázsszót (For Your Information, azaz Csak Szólok Hogy Tudj Róla) biggyesztve átküldöd a célszemélynek, és hagyod, hogy elbíbelődjön az üzenet értelmezésével a következő négy-öt órában. Színek, idézetek, össze-vissza írt válaszok, követhetetlen gondolatmenetek kavalkádjában fog a szerencsétlen izzadó tenyérrel nyomozni, te meg nyugodtan ihatod a délutáni kávédat a büfében.
Cécézés
Nem halad egy ügy? Rá akarsz ijeszteni valakire, hogy kapja össze magát? Használd a CC (azaz Cidriztető Célszemély) mezőt, írj bele egy random félelmetes vezetőt, mondjuk a véresszájú pénzügyi igazgatót, vagy még inkább a levél címzettjének főnökét! Dörgedelmesen fogalmazz meg valami vélt vagy valós hiányosságot, kritikát a címzett felé: a hatás nem marad el! Az áldozat rémülten csúcssebességbe kapcsol majd, hiszen mindenható főnöke tudomást szerzett trehányságáról. Illetve ki tudja, hogy tudomást szerzett-e, hiszen könnyen lehet, hogy az üzenet elveszik a nagyfőnök 34761 soha el nem olvasottjai között, de kockáztatni kevesen mernek.
Nyomtatás
Az email kezelés legarisztokratikusabb megközelítése az email offlájnosítása, azaz titkárnővel/titkárral történő kinyomtattatása, tollal történő összefirkálása, és az összefirkált papírok visszaadása az asszisztensünknek feldolgozásra. Ezzel a technikával megkülönböztetjük magunkat az elektronika mocsarában fetrengő pór népektől, a saját tempónkban dolgozhatunk, gondoskodunk arról hogy azok a mocskos nagy gusztustalan fák a mindent összeszaró kis idegesítő mókusokkal ne borítsák el a Földet, és végtelenül elegánsak leszünk, majdnem annyira, mintha Kézműves Tűzifával tüzelnénk otthon.
Image copyright: sifotography / 123RF Stock fotó
