Telepíteni pár óra, konfigurálni gyerekjáték, a felhasználói felület intuitív, a termék profi, így nyilván 2-3 nap alatt be lehet vezetni bármelyik ticketing megoldást egy cégben, például a méltán közismert Jirát. Végre ott lesz minden a dashboardon, nem kell többet riportolni, minden menedzser látja majd melyik embere min dolgozik, minden real time, meg on the fly! Mi kell még a boldogsághoz?

Aztán mikor elkezdődik a bevezetés, hatalmas kínlódás veszi kezdetét. Már az éles használatig vezető végeláthatatlan folyamatdefiníciós workshopokon elvéreznek sokan, de az igazi kín akkor kezdődik, amikor beindulna a feladatkezelő rendszer napi alkalmazása. Szabotázs, gyűlölet, ellenállás, mellőzés: ezek kísérik (és viszik is a sírba) oly sokszor a szépreményűként indult új rendszert.

És a dolog nem az eszközön múlik, hanem az embereken, akik azt használják, illetve akiknek használni kellene. Mindazoknak a hősöknek szeretnénk most segítséget nyújtani cikkünkkel ennek az emberi tényezőnek a kezeléséhez, akik úgy döntenek, maguk mögött hagyják a sajtpapír, notesz, vagy Excel alapú feladatkezelés mocskát!

Cikkünk a META-INF által szervezett Atlassian Day 2018 konferencián elhangzott előadásunk alapján íródott.

Miért nem tudunk neki örülni?

Az első reakció mindig az, hogy ez most minek kellett.

Jó volt az úgy ahogy volt.

Erre bezzeg van pénz, a kávéautomatát meg leszerelték bazmeg.

Első megközelítésben nem is azzal van az embereknek baja, amit kapnak: egyszerűen a változás maga szül ellenérzéseket. A változás félelmetes dolog: kibillent az addigi biztonságomból, széjjelrugdossa a status quo-t, új szokásokat követel meg, új erőviszonyokat hozhat.

A következő általános probléma az, hogy akármit is akarsz bevezetni, amit bevezetsz az NEM EXCEL. Az Excel elképesztő imádatnak örvend a világban, egész cégek, hitelintézetek, bányavállalatok működnek kizárólag nyakatekert és már-már mágikus hatalmú worksheeteken burjánzó makródzsungelek vezérletével.

Döbbenetes, de ennek az Excel imádatnak egészen zsidó-keresztény kultúránk gyökeréig nyúló hagyományai vannak. Sokáig nem értettem, miért ragaszkodnak sokan ennyire körmük szakadtáig az Excelhez, amikor hosszas kutatómunkám eredményt hozott, és nem máshol, mint a Biblia angol változatában, Pál Apostol Efézusiakhoz írt levelében találtam meg a választ erre a széttéphetetlen kötődésre:

És ha a változás meg az Exceltől való könnyes búcsú még nem lenne elég, jön a harmadik, legnagyobb csapás: megjelenik a szervezetben a Transzparencia Démona!

Mert a transzparencia az nagyon szépen hangzó szó ám, de mindig csak annak jó, aki néz, és nem annak, akit néznek. Márpedig egy professzionális feladatmenedzsment rendszer bevezetése hirtelen nagyon sok mindent láthatóvá tesz.

• Mi tartott neked húsz óráig ezen a feladaton?
• Pontosan hány projektben is dolgoztál akkor az elmúlt héten?
• Miért is nyitják negyedjére újra azt a hibát, amit te állítólag már háromszor megjavítottál?

Megannyi fájdalmas, szükségtelen, gonosz kérdés, amik nem merültek föl soha, amíg csöndben eldolgozgattunk, úgy szívből, ticketek nélkül. Csoda, ha nem övezi üdvrivalgás a rendszerbevezetést?

Hogyan vezessem akkor be?

Ha nehéz is bevezetni egy ilyen rendszert, azért nem lehetetlen. Íme a vezérfonal, amely segíthet a győzelemben:

Tudd megválaszolni hitelesen ezeket a kérdéseket:

• Milyen hasznot vártok a bevezetéstől?
• Ki lesz a bevezetés felelőse?
• Hogyan biztosítjátok a bevezetés prioritásának fenntartását?
• Min nem fog az új eszköz segíteni?

Készülj fel rá komolyan:

• Kommunikáld hatékonyan, miért van rá szükség!
• Ne várj csodát: nézz szembe a ténnyel, hogy nem fogja az összes fájdalmadat megoldani a dolog!
• Keress támogató vezetőket és felhasználókat, építs rájuk és használd őket!
• Kezeld projektként, különben hónapokig vagy akár évekig tartó maszatolás lesz csak belőle!

Tervezés

• Tervezz egyszerű folyamatokat, ne akarj mindent megoldani, minden egyes kis kivétel ágat lefedni státuszokkal, ne pánikolj be, ha nem tökéletes a megoldásod: az élet úgyis utat tör majd.
• Illeszkedjen a meglevő infrastruktúrába: nem kell fenekestül mindent felforgatni, egy kisebb változtatás is éppen eléggé fájni fog!
• Támaszkodj külső tudásra: hívj fel szakértőket, kérdezd meg tőlük, mások hogy csinálták!
• Iteratív megközelítés: nem kell mindent egyszerre betömni. De hát ezt már úgyis tudja mindenki, aki csinált az életében projektet.

Megvalósítás

• Prioritással kezeld a szervezetben: ez a projekt csak nektek lesz fontos, se az ügyfeleknek, se a NAV-nak, se másnak nem. De nektek nagyon! Ha ti nem toljátok, senki sem fogja!
• Ne szakítsd félbe! Ha félbehagyod, el is temetheted az egészet, senki nem fog rá emlékezni. Ráadásul megterheled a szervezetet egy kudarcélménnyel.
• Kommunikáld a részeredményeket: már egy kis eredmény is nagy eredmény!
• Gyűjts visszajelzést, de te irányíts!

Végül pedig:

Következetesség mindenekelőtt! Ha egyszer kialakítottad az új folyamatokat, bekapcsoltad a rendszert, akkor minden erőddel azon légy, hogy az emberek használják és betartsák, amit csináltatok. Mutass példát a használatban! Semmi nem nagyobb gyilkosa a változásoknak, mint amikor azok nem csinálják a gyakorlatban, akik fennhangon hirdették a szükségességét.

Képek/images: Tanács Lajos, Derrick és Harry Blog, Wunderplan Kft