Korábban írtunk arról, hogyan érdemes általánosságban egy projektbeszámolót tartani, abban a cikkben céloztam arra, hogy az érthetőség kedvéért szokás zöld, sárga és piros színű közlekedési lámpákkal, vagy szmájlikkal jelképezni a projekt állapotát, amikor a feletteseinknek akarunk státuszjelentést adni. Mai tézisünk lényege: ez a módszer félrevezető, és teljesen semmitmondó. Hogy miért? Nézzük csak végig, mit is jelent valójában az, amikor zöldítjük, sárgítjuk vagy pirosítjuk a projektünket!
A projekt zöld
Mit jelent ez elméletileg?
A projekt a terveknek megfelelően halad, a projektvezető minden kockázatot kezel, nem látszik semmilyen blokkoló akadály a végrehajtás tekintetében.
Mit jelent ez valójában?
A projekt még az elején tart, és senki sem töri magát különösebben. A komolyabb és fontosabb határidők még a messzeségben vannak, addig még rengeteg idő telik el, minek izgassuk magunkat. Az eddig elvégzett feladatok triviálisak voltak (például kick-off megtartása, vagy projektindító dokumentum írogatás), amelyeket természetesen sikerült határidőre teljesíteni, úgyhogy minden remekül megy. Bár egyértelmű jelei látszódhatnak annak, hogy a projekt félre fog siklani, ezzel senki sem foglalkozik, ugyan minek rontsuk el az örömünket már itt az elején?
Mi a hallgatóság (menedzsment) reakciója erre?
"Huh, alhatunk tovább."
A projekt sárga
Mit jelent ez elméletileg?
A projektben kisebb mértékű csúszás vagy büdzsé túllépés van, amit kezelni kell, de ezt a gondot a projekten belül még kezelni lehet, és ennek kezelésére van is elképzelésünk.
Mit jelent ez valójában?
A projekt a közepén tart, és kezdünk idegesek lenni. A kezdetben szőnyeg alá söpört, vagy fel nem ismert problémák bűze kezdi már zavarni az orrunkat, egyre világosabbá válik (bár még nem teljesen biztos), hogy az eredeti célkitűzések még csak megközelítőleg sem fognak teljesülni. Jelezni szeretnénk valahogy a főnökeink felé, hogy azért a dolog nincs igazán rendben, de anélkül, hogy üvöltözni kezdenének velünk, és tehetetlen hülyének gondolnának bennünket. Végül is még lehet, hogy nem lesz katasztrófa. Akár egy csoda is történhet még, és akkor újra rendben leszünk.
Mi a hallgatóság (menedzsment) reakciója erre?
"Mit problémázik ez, van ennél sokkal nagyobb bajunk is, majd akkor foglalkozzunk ezzel, ha tényleg gond lesz vele. Tehát alhatunk tovább."
VAGY
"Túlórázzatok vazze'! Nyomjátok keményebben!"
A projekt piros
Mit jelent ez elméletileg?
A projekt nem tudja tartani az eredeti célkitűzéseit, külső beavatkozás szükséges: további erőforrásokra vagy scope módosításra van szükség.
Mit jelent ez valójában?
A projekt a végéhez közeledne, élesíteni kéne a jövő héten, de erre semmilyen esély nincs már. A szoftver nem hogy hemzseg a hibáktól, de még soha nem látta senki rendesen működni. Az átvételi tesztelés még csak meg sem kezdődött érdemben. Most jutott eszünkbe, hogy teljesítmény tesztet is kéne végezni, és kiderült, hogy bár 300 párhuzamos felhasználót kellene elbírnia átlagban a rendszernek, már öttől összedől az egész, és magával rántja a teljes vállalati szoftver infrastruktúrát. Szóval kész tények elé vagytok állítva, ha megfeszültök, akkor sem lehet már ezen segíteni, kurva nagy gáz van!
Mi a hallgatóság (menedzsment) reakciója erre?
A következő elemekből véletlenszerűen összeállított kombináció:
- "Túlórázzatokhétvégézzetekcsináljátokmeg vagy ki van rúgva mindenki!!!"
- "Miért csak most vagytok képesek szólni???"
- "Ez az utolsó esélyetek, vagy megcsináljátok X* plusz pénzből, vagy leállítjuk az egészet és ki vagytok rúgva!!!"
- "Mostantól napi jelentést kérek a haladásról írásban, huszonhét grafikonnal, és minden reggel és este státusz mítinget tartotok!!!"
* ahol X a probléma valós megoldásához garantáltan elégtelen összeget jelöl
Vonjuk le a logikus következtetést!
Ha egy projekt zöld, akkor az elején tart, ha sárga akkor a közepén, ha piros, akkor a végén.
Ennek az oka nem az, hogy a végén romlik el minden projekt, hanem az, hogy akkorra válnak a bajok eltussolhatatlanná. Értem én, hogy a menedzsment, akinek ezernyi dolga van, nem ér rá minden részletet átrágni egy projekttel kapcsolatban, hiszen naponta ezernyi hasonló horderejű dologról kell dönteniük. Ez a három szín azonban túlságosan leegyszerűsíti a dolgot. A piros-sárga-zöld üzenetét a középsős óvodások is megértik pontosan, amikor erről tanulnak az oviban: ennyire azért ne nézzük már hülyének a menedzsment tagokat! (Persze túlbecsülni sem kell őket...) Ráadásul a reakcióikkal semmire sem megyünk, mert nem értik meg (vagy csak későn), hogy mi a gond a projekttel.
Oké, egyszerűsítsünk, de konkrét tényeket, veszélyeket és kockázatokat mutassunk be! Egy menedzsment tag akkor tud érdemben valamit hozzátenni a projekthez, ha legalább alapszinten megérti, mi is történik benne. Értessük meg, hogy mi a gond (pl. az üzleti igények változása nem lett érdemben blokkolva és szűrve a projektben), adjunk javaslatokat a kezelésre. Akkor is értessük meg, hogy mi a helyzet, ha úgy gondoljuk, nincs gond. A zöld lámpával csak kikapcsoljuk az agyukat, esélyt sem teremtve arra, hogy esetleg külső szemlélőként rávilágítsanak általunk fel nem ismert kockázatokra.
Persze ahhoz, hogy el tudjuk mondani, mi történik a projektünkben, nekünk is képben kell lennünk, de ez már egy másik történet...
