Most, hogy már nem csak a lábunkat lóbáljuk a nagy multi állóvízben, érdemes tájékozódnunk a nagyvállalati időtenger Bermuda-háromszögét illetően! Na egyáltalán nem azért, hogy messze elkerülhessük azt, sőt! A multi alkalmazottak előszeretettel vesznek el az ilyen-olyan meetingek (retro nevén értekezletek) tér-idő kontinuumában.

Ennek oka, hogy az adott időegységre jutó meetingek száma multi és projektkörnyezetben - egyfajta általános egyenértékesként – a fontosság fokmérője. Ha valakinek adott napon nincs meetingje, az kvázi feleslegesen ment be az irodába, mert nem végzett érdemi munkát, aki viszont egyik megbeszélésről rohant a másikra, és ebédelni (sőt, pisilni) sem volt ideje, az teljes egyetértésben a cég kulcsembere, elkötelezett munkavállalója! Ügyeljünk rá tehát, hogy minden napra legyen a naptárban - lehetőleg több - meetingünk, sőt hangoztassuk is, hogy „már megint overbooked” az egész napunk! Ennek további előnye, hogy senki nem kérheti rajtunk számon, hogy valamely anyaggal nem készültünk el határidőre vagy nem válaszoltunk a nekünk címzett e-mail-re, hiszen egész nap meetingen voltunk!

A meetingre járásnál még nagyobb presztizsű cselekedet a meeting összehívása. Aki meetinget szervez, arról nyilvánvaló módon senki sem feltételezheti, hogy céltalanul tengeti idejét, hiszen FONTOS közlendője van, vagy éppen FONTOS információt szeretne gyűjteni, esetleg FONTOS jóváhagyásra van szüksége FONTOS emberektől egy FONTOS projekthez. Ahhoz, hogy ezeket az asszociációkat még tovább erősíthessük, be kell tartanunk néhány FONTOS szabályt!

1. Minél több embert hívjunk el a meetingre! Ennek érdekében nyugodtan küldjük el a requestet annak is, aki esetleg nincs szoros összefüggésben a témával, várhatóan ennek úgysem ad majd hangot - örüljön, hogy alibit csináltunk neki... Ha igazán menők akarunk lenni, akkor hívjunk meg néhány prominens személyt a cégvezetés soraiból, mintegy emelve az esemény fényét. Bár nem valószínű, hogy eljönnek, viszont tuti, hogy nevük puszta látványa a címzettek között, exponenciálisan növeli majd a többiek megjelenési valószínűségét.
2. Találjunk egy kellemes tárgyalót, ahova a sok ember elfér. Még jobb, ha tudunk intézni üdítőt, kávét, csinos szendvicseket a meetingre. Ne sajnáljuk rá az energiát, a siker garantált! Teleszájjal mindenki bólogat majd vita helyett, és elégedetten távozik. Megjelenésükre pedig legközelebb is számíthatunk.
3. Válasszunk hangzatos tárgyat a meghívónkba! Ne spoilerezzünk hosszú, unalmas leírásokkal, inkább adjunk csak egy jó teasert, ami felkelti az érdeklődést. Ez akkor is jó megoldás, ha nincs még konkrét ötletünk arra vonatkozóan, hogy miről is szóljon a meeting, a téma konkrét megadásának kerülésével meghagyjuk magunknak a kellő mozgásteret.

Ha a fentieket szem előtt tartottuk, már nincs más dolgunk mint pontosan megjelenni az általunk szervezett eseményen. Ugyanezt ne várjuk el a többi résztvevőtől, legyünk tapintatosak és elnézőek! Ha titokban főszerepet szántunk valamely megjelent kollégánknak, akkor ne is húzzuk az idejét, kérjük fel ünnepélyesen a prezentációra. Ha slide-okkal nem is, egy hosszabb stand-uppal biztosan tud majd szolgálni.

Ha nem osztottuk le előre a szerepeket, akkor a téma elővezetésénél hangsúlyozzuk, hogy a scope még rugalmas, és mindenki inputjára nagyon számítunk. Ekkor jó esélyünk van arra, hogy a meeting többi részében már csendben pihenhetünk és falatozhatunk. Adjunk esélyt a kibontakozásra, hagyjuk, hogy mindenki elmondja mi baja a céggel, az új stratégiával, a szervezeti felépítéssel vagy már megint mennyit kellett várni reggel a liftre, és hogy notoriusan elsózzák a menzán a bablevest - hálásak lesznek érte! Értsünk egyet, és a meeting végén biztosítsuk róla a résztvevőket, hogy visszük tovább a vázolt ügyeket – bármi legyen is az.

A legjobb az egészben, hogy egy meeting, nem meeting! A meghívott, valóban kompetens szakértők, döntési jogkörrel felruházott stakeholderek közül általában kevesen jönnek el (ők ugyanis valóban dolgoznak...), hiányukban pedig nem lehet lezárni a témát. Ha elhangzott is bármilyen konkrétum vagy körvonalazódott valamilyen megállapodás, arra pedig egy hét múlva a meeting keretében megrendezett kibeszélő show tényleges résztvevői sem fognak emlékezni... szóval lehet is szervezni a témára egy újabb MEETINGET!