Az iskolában sok mindent megtanítanak az alatt a rengeteg év alatt, amíg az ember oda jár: megismerjük Ady Endre költészeti korszakait, áttanulmányozzuk Venezuela ásványkincseit, nézegetjük a zöld szemesostoros kilapított metszeti képét, olyan elszántsággal, mintha az életben egy cseppet is számítana mindez.

Arról azonban semmit se tanítanak, hogy hogyan bánjunk az időnkkel, az egyik legnagyobb kincsünkkel, ami az életünk során megadatik nekünk. Pocsékoljuk is bőszen, sose tudjuk beosztani, sosem érünk rá semmire. Persze én is küzdök ezzel, de most elárulok néhány trükköt, amiket az elmúlt években kifejlesztettem azért, hogy hatékonyabban tudjam beosztani arra a rengeteg dologra azt a nagyon keveset.

Naptárba a munkával!

Valamilyen naptárat mindenki vezet, de sokan csak arra használják, hogy a találkozóikat, megbeszéléseiket vezessék benne. Ennek az eredménye az, hogy az üresen álló időszakokat  tudat alatt szabadidőként kezeljük ("Péntek délelőtt 10, jaja, akkor ráérek, akkor nincs semmi a naptáramban"), pedig ezer dolgunk lenne ami nem megbeszélés, de mégis meg kell csinálni. Aztán a teletömött naptár miatt pont arra nem jut időd, aminek látható eredménye is lenne.

A megoldás kézenfekvő: azt is írd be a naptárba (foglalt időszakként), amikor egyszerűen egyedül meg kell csinálnod valamit, ne csak a találkozódat meg a  tárgyalásodat! Írd be, hogy mikor fogod megírni a prezentációdat, leprogramozni azt a hiányzó modult, megírni azt a harminc tesztesetet, és ne engedd, hogy bárki rászervezzen bármit, mert neked akkor dolgod van!

Nem menj el mindenhova, ahova meghívnak!

Nagy hagyománya van a szervezetekben, hogy egy-egy megbeszélésre annyi embert hívnak meg, mintha legalábbis lakodalom lenne, vagy idegen civilizációk felfedezésével egyenértékű bejelentést tenne a míting szervezője. Pedig nem, csak a soros havi sales review lesz, vagy az architektúra bizottság ülésezik ismét.

Ahol lyukat látnak a naptáradban, már tömik is be valami időgyilkos megbeszéléssel, de sose feledd: attól még, hogy meghívnak egy buliba, nem kell elmenned. Írd vissza, hogy nem érsz rá, téged nem érint, vagy elég, ha tájékoztatnak az eredményről! És foglalkozz azzal, ami igazán fontos!

Szabj korlátokat!

Döntsd el, hogy hány megbeszélésen tudsz hatékonyan részt venni egy nap (szerintem három a maximum), hány ügyfélhez mész el egy nap, mennyi ideig vagy hajlandó egy témáról beszélni, és tartsd is be ezeket! Ha meghúztad három mítingnél a napi határt, akkor a harmadik félórás beszervezése után tele van a napod, akkor is, ha még látszik benne hat és fél óra szabadidő. És igen, fél órás, sőt, tizenöt perces eseményeket is lehet szervezni, nem kell mindenre egy meg két óra.

Hagyj időt odaérni!

Az egyik legáltalánosabb hiba, amit mindannyian elkövetünk, az események közvetlen egymás után szervezése. 10:59:59-kor vége az egyik megbeszélésnek, és 11:00:00-kor kezdődik a következő. De nem csak testben, lélekben is oda kell érni: tudományos kutatások igazolják, hogy egy-egy komplex téma közötti érdemi váltáshoz és elmélyüléshez az agyunknak akár fél órára is szüksége lehet.

Hagyj legalább harminc percet az események előtt, ha utaznod kell a találkozó előtt, érj oda negyed órával korábban, hogy rá tudj hangolódni a témára! Ha már a megbeszélések ütemezésénél tartunk, érkezz pontosan mindenhova! A pokolnak egy különleges kínokkal tarkított bugyra van fenntartva a notórius késők számára.

Ha haladni akarsz, dolgozz!

Semmi nem olyan időgyilkos, mint a lábaink előtt heverő internet végtelen tartalomáradata. Ránézel egy pillanatra az indexre, de tényleg csak egy pillanatra, aztán azt veszed észre, hogy eltelt 50 perc, mert megláttad az indexen, hogy lesz folytatása a Twin Peaksnek, átmész az imdb-re, hogy megnézd, ki rendezi, úhh a főszereplő meg milyen filmekben is játszott, gyorsan lássuk, jé, a Dűnében, hú abban volt egy rohadt jó jelenet, csak meg gyorsan megnézem a youtube-on, oda is belépsz, és akkor eszmélsz, amikor már a hatodik Star Wars kimaradt jelenetek videót nézed.

Kell a munkában időnként szünetet tartani, de mindig akkor csináld, amikor lezártál, befejeztél valamit, addig pedig a feladatra koncentrálj! Időnként én még a wifi routert is kihúzom, hogy ne tudjak egyetlen kattintással elkezdeni netezni...

Image copyright: bobaa22 / 123RF Stock fotó