Karácsony van, először nem is akartam bejegyzést írni. Gondoltam, legalább ezen a héten ne gondoljak semmilyen projektre, meg informatikával kapcsolatos témára. De aztán csak nem bírtam ki és eszembe jutott, hogy most lenne stílszerű boncolgatni egy kicsit a szabadságok témáját.

Vezetőként előbb-utóbb szembesül az ember azzal a dermesztő ténnyel, hogy a projekttagok - gonosz és rosszindulatú természetüktől vezérelve - el akarnak menni szabadságra. Időnként nem is egy-két napra, de van, hogy egy egész hétre, sőt, kettőre! Bár a munka törvénykönyvében eszközölt utolsó változtatások rendesen megnyírbálták a munkavállalói jogokat, a szabadságok teljes eltörlésére a jövőben sem számíthatunk. Így mindenképpen foglalkoznunk kell a témával.

A tréfát félretéve: szabadságra menni mindenkinek elvitathatatlan joga, és hiszem azt is, hogy időnként ki kell kapcsolnunk és el kell szakadnunk a napi rutintól ahhoz, hogy azt jól végezhessük. A projektvezető egy személyes felelőse annak, hogy ez szabályozottan, a projektet nem veszélyeztető módon, és mindenkit az őt megillető mértékben történjen, a személyes igényekhez igazodva. Számomra a szabadság annak szimbóluma, hogy másról is szól az élet és a világ, mint arról a projektről, amiben éppen nyakig ülünk. Ezzel pedig fontos tisztában lenni, hogy megfelelő helyén és súlyán tudjuk kezelni a feladatainkat.

Megfigyeléseim szerint a projektekben általában elkövetnek néhány alapvető hibát a projektvezetők a szabadságok menedzselésekor, és ezzel hatalmas morális vagy anyagi károkat tudnak okozni. A következőkre mindenképpen figyeljünk oda a projekt irányításakor:

• Már a projekt legelején fektessük le és adjuk írásban a szabadságokkal kapcsolatos szabályozást (mennyivel előtte kell szólni, mekkora időtartamra lehet elmenni, lehet-e átvinni következő évre, hol kell rögzíteni, kinek van jóváhagyási joga)
• Az egyszer már jóváhagyott szabadság szent és sérthetetlen. Láttam már olyat, hogy embereket nem engedtek elmenni, meg olyat is, hogy visszahívtak a szabadságukról, de olyat még nem, hogy ennek értelme lett volna. Ha nincs helyettesítés, vagy rosszkor megy el valaki, akkor az a projektvezető hibája, ő szervezett rosszul. Ha azt is gondolod, hogy az adott helyzet éppen kivétel, akkor sem az. Nincs pótolhatatlan ember, hidd el.
• Nincs olyan, hogy jókor megy valaki szabadságra. Tökmindegy mikor mennek el, az emberek mindig hiányozni fognak, így ne várj arra az időszakra, amikor jól jön ki, ha nincsenek. Vedd tudomásul, hogy természetes, hogy időnként hiányoznak! Néha van olyan, hogy üresjáratba kerül valamiért egy projekt, ezt persze érdemes kihasználni, de erre várni nem szabad.
• Egyesek valamilyen rejtélyes okból (sűrű projekt, gyenge PM, mártírszerep felvállalása, feleség/barátnő hiánya, stb.) nem veszik ki egyszerűen a szabadságukat az év végéig, majd büszkeséggel vegyes önsajnálattal mutogatják december 10-én, hogy nekik még 23 napjuk maradt az évre. Ne hagyd ezt! Az év közepén legkésőbb nézd át, kinek hány napja maradt, és ütemezd be őket akkorra, amikor a projektnek a legjobb, ha maguktól nem írnak be semmit!
• Ne engedj el mindenkit egyszerre, hacsak nincs karácsony, vagy négy napos hétvége! Ha viszont az emberek nagy része elmegy, akkor jobban jársz, ha arra a néhány napra hivatalosan is bezárod a projektet, esetleg ügyeletet tartasz csak. Így tervezetten lesz nulla a termelékenység.
• A projekt nem állhat meg attól, hogy valaki nincs (ezzel arra is felkészülsz, ha váratlanul valaki megbetegszik vagy felmond). Gondold végig a projektfolyamatokat, legyen mindenen tevékenységnek gazdája az ott maradók közül! A helyettesítési rendet hirdesd is ki, ne csak nálad legyen meg fejben, és ne is várd azt, hogy majd az emberek elmondják egymásnak, mert vagy elmondják, vagy nem!
• Időnként az emberek elfelejtenek előre lejelenteni szabadságot, illetve váratlanul beesik valami, ami miatt el kell menniük. Itt mérlegelj, és ha a dolog veszélyezteti a projektet, ne hagyd jóvá automatikusan a késve beérkezett kérelmet! Tapasztalatom szerint ha ilyenkor mindig engedékenyek vagyunk, akkor a jóváhagyási procedúra súlyát veszti, és senki nem fogja figyelembe venni.

Ha ezeket a szabályokat betartod, nagy gond már nem lehet a szabadságok körül. Személyes konfliktusra időként számíthatsz majd (mert hát mindenkinek személyes a téma), de ez természetes az ilyen érdekütközéssel járó témáknál. A nyilvántartásra egy teljesen egyszerű Excel táblát javaslok, fortélyosabbak közös naptárral vagy valamilyen CMS eszközzel is remekelhetnek, de nem ezen múlik a dolog sikeressége.

Ennyit a munkáról, jó pihenést mindenkinek és boldog új évet, 2012-ben folytatjuk!