Szokás azt mondani, hogy nem akkor értük el a tökéletességet, amikor valamihez már nincs mit hozzáadni, hanem amikor már nem tudunk elvenni belőle anélkül, hogy a lényegét elveszítené az a dolog. Na én most mondok nektek valamit, amit nyugodtan elvehettek bármelyik projektből. Azt a nyomorult projekt státusz riportot, azt nyugodtan elfelejthetnétek.

Pedig első hangzásra remek kis dolognak tűnik ez a státusz jelentés. Egységesíti a beszámoltatást, összehasonlíthatóvá, mérhetővé teszi a projekteket, dokumentálja az eseményeket, megkönnyíti a kockázatkezelést, kis híján még a hajhullást is gyógyítja. Anyaga lehet ekszeltábla, vörddoksi, pdf, html vagy patinásabb helyeken akár még papír is. Sok néven illetik, státusz riport, steering committee material, board anyag, PC prezentáció, a lényeg az, hogy a projekt helyzetét kéne neki bemutatnia.

Általában le kell benne írni a projekt valamilyen időszakának (egy hónap, egy hét) eseményeit, a következő időszak terveit, az azonosított kockázatokat, felhasznált és tervezett erőforrásokat, meg sokszor van benne egy ilyen zöld-sárga-piros jellegű indikátor. A projektek ellenőrzését végző nagy vezetők aztán ezt elolvassák tüzetesen, megértik mi van a projektben, aztán beavatkoznak, illetve döntést hoznak, ha szükséges. Hát nem remek?

Hát nem. A valóságban a státusz riportot sok mindenre használják, de arra nem, amire kitalálták. Miért nem válik be? Hát azért, mert a projektvezetők nem azt írják bele, ami a projektben valójában történik, hanem azt, amit arról kifelé láttatni szeretnének. Akiknek meg olvasniuk kéne, azok maximum az első két soron bírják végigszenvedni magukat, aztán kikapcsol az agyuk és csak azt nézik, van-e benne bármi piros színnel írva. Ha van, akkor persze idegesek lesznek, akár értik mi az, akár nem. Sajnos általában nem, hiszen elképzelésük sincs a projekt előéletéről, céljairól, a problémák valódi okairól, mert csak jelentéseken keresztül tájékozódnak a projektekről.

Na de akkor meg mire használják a státuszjelentést? Nos, íme néhány példa a rideg valóságból.

Munkának látszó tevékenység

A projektvezetés nehéz dolog, folyton problémákat kell megoldani, meg mások nyavajgását hallgatni, döntéseket hozni, konfliktust felvállalni és feloldani. Ennél sokkal egyszerűbb és nyugalmasabb dolog riportokat gyártani, grafikon rajzolni, meg kimutatást csiszolgatni. Nagy hát a kísértés minden projektvezetőnél, hogy engedve a sötét oldal csábításának a munkaideje nagy részét a jelentések elkészítésével töltse. Ebben sokszor a vállalati kultúra is a segítségükre van, ahol az öncélú adminisztráció akár egész részlegeket képes eltartani. Ennyi fincsi riportolás után meg már kinek van energiája a projekttel foglalkozni? Van ott annyi ember a projektvezetőn kívül is, majdcsak megoldják valahogy.

Seggvédő Páncélzat

Általában a projektvezető készíti a státusz riportokat, akit ez esetenként annyira igénybe vesz, hogy ebben ki is merül minden projekttel kapcsolatos tevékenysége. Sajnos azonban a sors igazságtalan, és a projektvezetőt felelősségre vonhatják a projekt kudarcáért akkor is, ha az elvárás az volt, hogy heti 8 különböző jelentést gyártson le 65 órában. Mit tesz hát szegény? Az egyetlen számára elérhető kiutat választja: a státuszriportokban tagadhatatlan és világos bizonyítékokkal alátámasztja, hogy a projekt sikertelensége rajta kívül álló okokra vezethető csakis vissza. Hibás a szállító, a megrendelő, a programozó, a tesztelő, a globális felmelegedés és a kakaó világpiaci árának emelkedése, de ő biztosan nem. Így bár a projekt bedől, ő legalább feddhetetlen marad, és hát karrier építési szemszögből ez bizony fontos dolog.

Ja, és minderről ő időben szólt, meg lehet nézni a K: drájvra 18 héttel ezelőtt a projektmappába feltöltött heti riport hatodik oldalának kilencedik bekezdésében.

Álcázóberendezés

Noha bármelyik magas szintű vezető bármikor megtehetné, hogy egyszerűen besétál a projektszobába, és megkérdezi, hogy mi újság, ezt ők valamiért sosem teszik meg. Túl elfoglaltak valami nagyon fontos dologgal, például a vállalat 25 éves stratégiájának megalkotásával, vagy éppen státusz riportok olvasásával. Az egyetlen ember, akinek a szemével láthatják ők a projektet, az a személy, aki a riportot írja. Ezt persze a riport írója is tudja, ahogy azt is, hogy mi történik, ha negatív színben tünteti fel a projektet.

Nem, sajnos nem az, hogy a beszámolót olvasó bölcs és nagytudású emberek a projekt segítségére sietnek több évtizedes tapasztalatukkal, és megmentik a bajba került csapatot. A riportok olvasói nagyjából a következő algoritmus szerint működnek:

Mivel általában az ordítást meg a hétvégézést senki sem szereti, a riport készítője próbálja minél pozitívabb színben bemutatni a projektet és az ignorálás felé terelni az eseményeket. Bekapcsolja az álcázóberendezést: megírja úgy a riportot, hogy a gázos részek ne nagyon látszódjanak, de azért később még seggvédésre alkalmas legyen a riport. Majd pedig reménykedik benne, hogy a célközönség kedvenc focicsapata nyert előző este, és a projekt pont megint senkit nem fog érdekelni a vezetőségből. A projekt, ami egyébként gurul a szakadék felé, de még mindig jobb nyugalomban tenni ezt, mint ordítás és hétvégézés mellett, nem?

Mi legyen helyette?

Tényleg érdekel, hogy hogyan áll egy projekt? Akkor ne a sterilizált riportokat olvasd, hanem menj oda az emberekhez akik dolgoznak benne, és beszélj velük róla! A projektvezetővel, néhány fejlesztővel, tesztelővel, lehetőleg mindig másokkal. Ha éppen fogalmad sincs, miről szól a projekt, akkor kérd meg a résztvevőket, foglalják össze öt percben! Beszéljétek meg, hol látják a problémákat, miben tudnál te mint felelős vezető segíteni nekik! Aztán segíts is, még akkor is, ha az neked munkát jelent.

Ha projektvezető vagy és nem tudod megúszni a riportolást, akkor se feledd soha: nem a jelentések reszelése, hanem a projekt sikerre vitele a dolgod, bármit is mondanak a feletteseid! Próbálj minél kevesebb időt eltölteni a jelentésekkel, és ha segítségre van a csapatodnak szüksége, velük törődj, ne a riporttal!

Egy projekt sokkal komplexebb és egyedibb annál, mint hogy bele lehessen értelmesen erőszakolni valami általános sablonba. Az ilyen riportok hitelessége általában annyi, mint a háborús híradóknak a negyvenes évek mozijaiban, amik egészen addig a győzelmet hirdették, amíg az oroszok a spájzban nem voltak. Ha meg akarod nyerni a háborút, akkor a frontra kell menni és ott szétnézni, nem a híradónak hinni.

Ja, és nálunk tényleg nincs státuszriport. Semmilyen. Az elején próbáltuk, de abbahagytuk, és azóta sokkal boldogabbak vagyunk!