A nagyvállalatok elképesztő összegeket költenek arra, hogy hatékonyabbá tegyék a működésüket. Folyamatokat optimalizálnak papíron, lean-elnek orrvérzésig, bottleneck-eket keresnek (szűk keresztmetszet, tudjátok, ahol áll a munka), aztán átszerveznek, decentralizálnak, megszüntetnek, összevonnak, csak hogy végre kicsit kevésbé működjön már pazarlóan az a bazi nagy szervezet. Pedig a hatékonyságon könnyedén lehetne javítani, csak meg kéne nézni a dolgozók vállalati naptárját és felismerni valami véresen nyilvánvalót:

AZ EMBEREK MUNKA HELYETT MEGBESZÉLÉSEKEN ÜLNEK EGÉSZ NAP.

Persze lehet nekem azzal jönni, hogy a megbeszélések szükségesek, mert mennyire nagyon hatékony módjai az információmegosztásnak, meg a döntéshozatalnak, de aki már vett részt ilyenen, az tudja, hogy mennyire nem erről van szó.

Mert hát mit csinál a mítingen a nagyrabecsült résztvevő közönség? Nos, ritka kivételektől eltekintve:

• A notebook-ját/okostelefonját piszkálja
• Jegyzetfüzetébe több négyzetméternyi organikus, vagy geometrikus sormintát firkálgat
• Meredten bámulja az ablak előtt elrepülő varjakat, vagy az átellenben ülő csaj dekoltázsát
• Azon jár az esze, hogy menni kéne már a gyerekért az oviba, vagy elhúzni sörözni a haverokkal, vagy prosztatavizsgálatra bejelentkezni

Már annak örülni kell sokszor, ha arról a témáról legalább valamennyi szó esik, ami miatt a megbeszélést összehívták. Döntések alig születnek, ami megszületik, azt is megkérdőjelezik és felülírják egy következő mítingen. Miért van akkor annyira sok megbeszélés minden munkahelyen, miért ülünk ezeken folyton, ahelyett, hogy dolgoznánk? Meg ha már van, akkor miért olyan szörnyűek ezek?

Remek kifogás munka helyett

Dolgozni, értéket teremteni, eredményeket elérni eléggé nehéz és fárasztó dolog. Mennyivel egyszerűbb beülni egy megbeszélésre! Addig se kell gondolkozni, csak csöndben ülni. Már az általános iskolában belénk verik ezt a mentalitást: az iskolába járás értelme a bent ülés. A megbeszélésen iszonyatosan jól lehet bent ülni, jobban, mint az íróasztalnál, mert ott mozgatni kell az embernek a kezét hogy úgy tűnjön, csinál valamit.

“Milyen volt a napod, Drágám?”
“Nagyon durva, három darab maratoni, három órás megbeszélésünk volt!”

Persze, tényleg nagyon nehéz dolog végigülni 9-10 órát úgy, hogy nem csinálsz semmit. Ennél még követ törni is jobb, ott legalább friss levegőn van az ember.

Napi, heti, havi, értelmetlenül

Sokan annyira szeretik a mítingeket munka helyett, hogy már fél évre előre beütemezik, hogy minden héten másfél órás státuszmegbeszélést kell tartani adott témában. Vagy minden nap. Ezt persze akkor is megtartják, ha az égvilágon semmiről sincs beszélni rajta: a megbeszélés eszközből céllá válik, beleivódik a napirendünkbe, ceremóniává válik, mindenki tudja, hogy fölösleges, mégsem meri senki kihagyni, nehogy másnap ne keljen fel a nap.

Személyes döntés helyett, gyávaságból

Az egyik legalattomosabb vállfaja a megbeszéléseknek az, amit gyávaságból hív össze egy olyan döntéshozó, akinek nincs bátorsága meghozni egy hatáskörébe tartozó döntést mert nem meri felvállalni az azzal járó felelősséget. Összeránt egy mítinget, földobja a témát, és a döntést később nem a sajátjaként tálalja, hanem a “csapat” által meghozottként. Időrabló seggvédés ez, semmi más.

Sok fölösleges ember kis helyen is elfér

Ahogy a kis Tihamér megszületésekor sem dekkol ott a szülőszobán Pali bácsi, a szomszéd néni, meg az összes unokatestvérek, ugyanúgy nem kell huszonhárom embernek végigasszisztálnia a projekt tesztstratégiájának alapkőletételéről szóló négy órás megbeszélést. 

Általában három-négy kulcsszereplőnél többre nincs szükség, a többieket hagyjuk békén, vagy szedjük ki belőlük előre kávézás vagy asztal szélére odaülős beszélgetés során, mit gondolnak a témáról. Járjunk egy kicsit nyitott szemmel, és rájövünk, hogy tökmindegy hány résztvevő van egy mítingen, úgysem vesz rajta aktívan részt három-négy embernél több. Akkor se, ha öten vannak a résztvevők, meg akkor se, ha harmincan.

Ha esetleg nem döntést hoznánk, hanem tudást osztanánk meg, akkor ne megbeszélésen tegyük! Folyton összekeverjük a megbeszélést (ahol döntést hozunk) az előadással (ahol információt terítünk). Ha tényleg olyan fontos információkat akarunk megosztani, hogy élőben kell azt tennünk, akkor a döntések meghozatala után tegyük azt, és ne raboljuk mindenkinek az idejét azzal, hogy a döntési procedúrába is berángatjuk őket fölöslegesen!

Gyeplő a lovak közé

A kegyelemdöfést a megbeszéléseknek végül sokszor a moderáció teljes hiánya, és a döntések, megegyezések írásos rögzítésének elmulasztása okozza. Nincs, aki gondoskodna arról, hogy az eredetileg meghirdetett témára fókuszáljanak az emberek. Szóba hoznak így mindent, a nyaralásuktól a gyerek fogszabályzási anomáliáján keresztül a céges autó kiosztási rendig, mert nyilván mindegyik sokkal érdekesebb, mint ami miatt eredetileg idejöttek. Rosszabb esetben összemarakodnak valamin, ami vagy a tárgyhoz tartozik, vagy nem. Aztán ha esetleg meg is egyeznek valamiben, biztos hogy nem írják le, és a míting vége után fél órával már mindenki máshogy emlékszik a megegyezésekre.

Ha eredményt akarsz elérni, és te szervezed a megbeszélést, vezesd határozottan, és írj róla emlékeztetőt! Ha nem te szervezed és nincs aki vezesse, akkor inkább menj fagyizni! Az ugyan hizlal, de legalább megnyugtat, a fagyi meg finom, és eredménye munka szempontjából ugyanannyi lesz, mintha a megbeszélést végigszenvedted volna.